Termine bestätigen – automatisch oder als Anfrage

Du entscheidest, ob Online-Termine sofort fest sind oder ob du sie erst bestätigst.

Sofort gebucht (Standard)

Jeder Online-Termin ist direkt fest. Der Kunde bekommt sofort seine Terminbestätigung. Das ist die einfachste Variante.

Als Anfrage

Neue Online-Termine kommen als Anfrage an. Du nimmst sie an oder lehnst sie ab – erst beim Annehmen bekommt der Kunde seine Terminbestätigung. Nützlich, wenn du:

• Termine erst intern abstimmen musst
• Neue Kunden erst kennenlernen möchtest
• Sichergehen willst, dass Behandlung und Zeit passen
• Mehrere Kalender parallel führst

Ist die Zeit bis zu deiner Antwort gesperrt? Ja. Eine Anfrage belegt ihre Zeit im Kalender sofort – online kann sie niemand sonst buchen. Trägst du selbst einen Termin in diese Zeit ein, fragen wir vorher nach. Lehnst du ab oder läuft die Frist ab, ist die Zeit wieder frei.

So stellst du es ein

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   Gehe zu Einstellungen → Online-Buchung → Wer buchen darf

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   Schalte „Termine bestätigen" ein oder aus

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   Tippe auf „Speichern“

Wo du Anfragen siehst

• Auf der Übersicht steht unter Zu erledigen zum Beispiel „2 Terminanfragen bestätigen". Ein Tipp darauf zeigt die Anfragen, mit „Annehmen" in einer Zeile nimmst du sie direkt dort an.
• Oben im Kalender steht zum Beispiel „2 offene Anfragen". Ein Tipp darauf öffnet die Liste „Offene Anfragen".
• Im Kalender ist eine Anfrage gestreift und gestrichelt umrandet – so siehst du auf einen Blick, dass der Termin noch nicht fest ist. Auf der Kachel steht, bis wann du antworten musst, zum Beispiel „Anfrage · bis morgen 14:30". Wird es knapp, ist der Hinweis rot.
• Sobald eine Anfrage eingeht, bekommst du eine Benachrichtigung.

Jede Anfrage zeigt, bis wann du antworten musst: „Antwort bis Do, 14:30 · noch 5 Std." Bleiben weniger als 6 Stunden, ist der Hinweis farbig hervorgehoben.

Wie viel Zeit du hast

• Du hast 48 Stunden Zeit.
• Bei kurzfristigen Terminen muss deine Antwort spätestens 2 Stunden vor Beginn da sein. Liegt der Termin noch näher, hast du mindestens eine Stunde.
• Kam die Anfrage über Damina im WhatsApp-Chat, hast du meist gut 23 Stunden. WhatsApp erlaubt Antworten im Chat nur bis 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden – deine Antwort muss deshalb spätestens 30 Minuten vorher da sein. So erreicht sie ihn noch im Chat, auch eine automatische Absage.
• Wir erinnern dich 24 Stunden und noch einmal 3 Stunden vor Ablauf. Bei kurzfristigen Terminen und bei Anfragen aus dem WhatsApp-Chat kommt nur die zweite Erinnerung.
• Antwortest du nicht rechtzeitig, sagen wir die Anfrage automatisch ab und informieren den Kunden. Der Platz im Kalender ist dann wieder frei.

Annehmen oder ablehnen

• Annehmen: Auf der Übersicht unter Zu erledigen, in der Liste „Offene Anfragen", in der Schnellansicht oder im Termin selbst auf „Annehmen" tippen. Der Kunde bekommt seine Terminbestätigung. Ist dein Google-Kalender verbunden, landet der Termin erst jetzt dort.

Was der Kunde wann bekommt: Gleich nach der Anfrage bekommt er eine E-Mail „Deine Anfrage ist da" mit Termin, Adresse, Telefonnummer und der Frist – aber noch ohne Kalender-Eintrag. Anfahrt, Parken, Vorbereitungshinweise, Infoblätter und der Hinweis zur Produktabholung kommen erst mit der Terminbestätigung, wenn du annimmst.

• Ablehnen: Auf „Ablehnen" tippen. Du kannst einen Grund dazuschreiben und dem Kunden gleich einen anderen Termin vorschlagen. Oben im Fenster steht, wie er davon erfährt: per E-Mail, per SMS (wenn du SMS-Guthaben hast) und – kam die Anfrage über WhatsApp und hat er dort in den letzten 24 Stunden geschrieben – im WhatsApp-Chat. Einen Vorschlag bekommt er im Chat ohne zusätzliche SMS; er nimmt ihn über einen Link an oder lehnt ihn ab. Erreicht ihn keiner dieser Wege, sagt dir das Fenster das. Einen anderen Termin kannst du dann nicht vorschlagen – ruf ihn an und trag den Termin selbst ein.

Wer darf antworten? Inhaber und Admins jede Anfrage. Mitarbeiter nur die Anfragen, die bei ihnen gebucht sind – bei allen anderen sehen sie keine Knöpfe.

Ist die Zeit inzwischen nicht mehr frei? Beim Annehmen prüfen wir die Zeit noch einmal. Hast du dort inzwischen einen anderen Termin eingetragen, ist der Mitarbeiter abwesend, steht in seinem verknüpften Google-Kalender etwas oder reicht bei mobilen Salons die Anfahrt nicht mehr, fragen wir nach – du kannst trotzdem annehmen. Hat der Salon an dem Tag geschlossen oder nimmt der Mitarbeiter keine Termine mehr an, geht Annehmen nicht. Schlag dem Kunden dann einen anderen Termin vor oder lehne die Anfrage ab.

Anfragen mit Online-Zahlung

Verlangst du beim Buchen eine Online-Zahlung (Einstellungen → Online-Buchung → Online- und Kartenzahlung), stellt der Kunde trotzdem zuerst eine Anfrage. Sein Geld wird dabei nur vorgemerkt – ähnlich wie bei einer Hotelreservierung: Der Betrag ist auf seiner Karte reserviert, abgebucht ist noch nichts. In der Anfrage steht dann zum Beispiel „175 € vorgemerkt".

• Du nimmst an: Erst jetzt wird der Betrag abgebucht.
• Du lehnst ab oder die Frist läuft ab: Die Vormerkung wird aufgehoben. Der Kunde zahlt nichts, und für dich entstehen keine Gebühren.
• Lastschrift steht bei Anfragen nicht zur Auswahl, weil sie sich nicht vormerken lässt.
• „Zahlung anfordern" gibt es bei einer Anfrage nicht – erst nach dem Annehmen.

Was als Anfrage kommt – und was nicht

Anfragen entstehen nur, wenn Kunden selbst buchen: über deine Buchungsseite, die Buchung auf deiner Website, den Telefonassistenten und Damina im WhatsApp-Chat. Der Telefonassistent sagt dem Anrufer, dass es eine Anfrage ist und bis wann du antwortest; der Kunde bekommt eine SMS, sobald du geantwortet hast. Damina sagt es dem Kunden genauso im Chat, und dort bekommt er auch deine Antwort. Sie folgt demselben Schalter: Ist „Termine bestätigen“ aus, trägt sie den Termin direkt ein – wie deine Buchungsseite.

Termine, die du oder dein Team im Dashboard eintragt, Termine, die Damina im Dashboard für dich einträgt, und angenommene Terminvorschläge sind immer sofort fest.