Fragebogen vor dem Termin

Mit Fragebögen kannst du wichtige Informationen von deinen Kunden vor dem Termin abfragen – z.B. Allergien, Vorerkrankungen oder Wunsch-Ergebnisse.

Wofür sind Fragebögen gut?

Statt im Salon nachzufragen, füllt der Kunde den Fragebogen bequem vorab am Handy oder Computer aus. Du hast alle Infos schon vor dem Termin – und kannst dich optimal vorbereiten.

So erstellst du einen Fragebogen

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   Gehe zu Einstellungen → Kunden → Fragebögen und tippe auf „Mit Damina anlegen"

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   Wähle Beschreiben: Füge deinen Text ein, mach ein Foto vom Papierbogen oder schreib in eigenen Worten, was du wissen willst. Oder wähle Interview: Damina stellt dir vier kurze Fragen, du tippst die Vorschläge an oder schreibst selbst. Willst du lieber alles selbst eintragen, tippe auf Lieber selbst anfangen

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   Tippe auf Generieren – nach ein paar Sekunden steht der Fragebogen im Reiter Fragen

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   Tippe eine Frage an, um sie direkt dort zu ändern: Text, Antworten, Pflicht, Folgefrage, Reihenfolge. Über Frage hinzufügen kommen neue Fragen dazu

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   Passt etwas nicht, schreib es Damina ins Feld unten, z. B. „Mach die Frage nach Medikamenten zur Pflicht“. Mit Rückgängig holst du den vorigen Stand zurück

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   Im Reiter Ausprobieren füllst du den Bogen aus wie deine Kunden. Unter Einstellungen wählst du die Behandlungen, für die er verschickt wird, und wie lange er gültig ist

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   Tippe auf Fragebogen erstellen

Diese Fragetypen gibt es:

Einen Text oder ein Foto übernimmt Damina Wort für Wort, in der Sprache des Originals. Beschreibst du nur, was du brauchst, formuliert sie die Fragen selbst. Gespeichert wird erst, wenn du es bestätigst – schau dir den Bogen vorher kurz an, vor allem Pflichtfragen und Unterschrift. Einen bestehenden Fragebogen öffnest du mit einem Tipp auf seine Zeile; dort hilft Damina genauso.

Folgefragen und „Sonstiges“ mit Textfeld

Manche Fragen brauchen nur ein Teil deiner Kunden. Tippe im Fragebogen auf eine Frage und wähle unter Nur zeigen, wenn … eine Ja/Nein- oder Auswahlfrage weiter oben und die passende Antwort. Beispiel: „Welche Medikamente nimmst du?“ erscheint nur, wenn der Kunde bei „Nimmst du Medikamente?“ Ja antwortet. Antwortet er Nein, sieht er die Folgefrage gar nicht – und muss sie auch nicht ausfüllen, selbst wenn sie Pflicht ist.

Bei Auswahlfragen kannst du unter Textfeld bei Antwort eine Antwort wählen, zu der der Kunde etwas dazuschreiben kann – typisch ist „Sonstiges“. Wählt er sie, erscheint darunter ein Textfeld. In den Antworten siehst du dann z. B. „Sonstiges: Knieprobleme“.

Wann füllt der Kunde den Fragebogen aus?

Der Kunde erhält den Link zum benötigten Fragebogen per E-Mail. Bei einem manuell angelegten Termin wird die Fragebogen-E-Mail nach der Terminbestätigung per E-Mail ausgelöst – auch dann, wenn die Bestätigung nicht ankommt. Ist diese ausgeschaltet oder liegt der Terminbeginn beim Anlegen bereits in der Vergangenheit, wird der Fragebogen nicht automatisch verschickt.

Den tatsächlichen Versandstatus findest du unter Nachrichten beim Kunden. „Ausstehend“ beim Fragebogen bedeutet, dass noch Antworten fehlen – es bestätigt keinen Mailversand. Du kannst die E-Mail auch ausdrücklich im Termin anfordern.

Mit Damina: Schreib ihr zum Beispiel „Schick Anna den Anamnesebogen“. Sie nimmt den nächsten Termin von Anna und schickt nach deiner Bestätigung alle Fragebögen, die dessen Behandlungen verlangen – genauso wie Fragebogen per E-Mail senden im Termin. Hat Anna den Bogen schon gültig ausgefüllt, fragt Damina, ob du ihn trotzdem neu anfordern willst. Hat Anna keinen kommenden Termin oder gehört der Bogen zu keiner ihrer Behandlungen, geht nichts raus – Damina sagt dir das und bietet an, einen Termin anzulegen oder den Bogen der Behandlung zuzuordnen.

Noch nicht ausgefüllt? Dann steht in der ersten Terminerinnerung, direkt unter den Termindaten, ein kurzer Hinweis mit dem Link zum Fragebogen. Das passiert nur, wenn die Fragebogen-E-Mail schon mindestens 24 Stunden vorher rausging – wer kurzfristig bucht, bekommt den Link nicht zweimal am selben Tag. Die zweite Erinnerung kurz vor dem Termin enthält keinen Hinweis; was dann noch offen ist, lässt du vor Ort ausfüllen.

Wenn die E-Mail nicht ankommt

Manchmal kommt die E-Mail mit dem Fragebogen nicht an – etwa, weil die Adresse falsch geschrieben ist oder das Postfach nicht mehr existiert. Dann geht der Link zum Fragebogen einmal auf einem anderen Weg raus:

• Per WhatsApp, wenn der Termin aus dem WhatsApp-Chat kommt und der Kunde dort in den letzten 24 Stunden geschrieben hat
• Per SMS an seine Handynummer, wenn du schon einmal SMS-Guthaben gekauft hast – das kostet eine SMS von deinem Guthaben

Trägt Damina einen Termin im WhatsApp-Chat ein und ist die E-Mail-Adresse auf der Kundenkarte schon als falsch bekannt, steht der Link gleich unter ihrer Bestätigung im Chat.

Gibt es keinen anderen Weg, steht im Termin beim Fragebogen Einladung kam nicht an. Dann lässt du ihn vor Ort ausfüllen – oder du korrigierst die E-Mail-Adresse in der Kundenkarte und schickst ihn erneut.

Wo siehst du die Antworten?

Im Termin: Öffnest du einen Termin, steht der Fragebogen direkt in der Karte des Kunden, unter seinen Notizen – eine Zeile Fragebogen mit Noch offen oder Ausgefüllt. Ein Tipp auf Ansehen klappt ihn auf: Dort liest du die Antworten, lässt ihn vor Ort ausfüllen oder schickst ihn erneut.

Auf der Übersicht: In der Heute-Karte hat jeder Termin mit Fragebogen ein kleines Schild – gelb Fragebogen offen, solange noch Antworten fehlen, grün Fragebogen, wenn alles ausgefüllt ist. Grün ist es auch, wenn der Kunde den Fragebogen schon bei einem früheren Termin ausgefüllt hat und er noch gültig ist. Tippe auf das Schild, und nur der Fragebogen öffnet sich: Du liest die Antworten, lässt ihn vor Ort ausfüllen oder schickst ihn erneut. Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Termins steht dieselbe Zeile beim Kunden; ist der Bogen schon ausgefüllt, kannst du dort Neu anfordern wählen. Mit Termin öffnen kommst du zum ganzen Termin. Auch beim nächsten Termin in der Heute-Karte steht unter den Notizen eine eigene Zeile Fragebogen mit Noch offen oder Ausgefüllt – ein Tipp auf Ansehen öffnet ihn.

In der Kundenkarte: Die ausgefüllten Fragebögen findest du im Reiter „Verlauf" unter Fragebögen – der neueste steht außerdem auf der Übersicht der Kundenkarte. Dort siehst du:

• Alle Antworten
• Unterschriften (falls vorhanden)
• Datum der Einreichung

Gültigkeit und Wiederholung

Du kannst einstellen, wie lange ein ausgefüllter Fragebogen gültig ist (z.B. 1 Jahr). Nach Ablauf wird der Kunde beim nächsten Termin automatisch gebeten, den Fragebogen erneut auszufüllen.

Wie lange Antworten aufbewahrt werden

Antworten enthalten oft Gesundheitsangaben wie Allergien oder Vorerkrankungen. Die DSGVO verlangt, solche Daten nicht länger zu speichern als nötig. Deshalb stellst du beim Fragebogen unter Aufbewahrung ein, nach wie vielen Tagen die Antworten gelöscht werden – samt Unterschrift. Standard sind 365 Tage ab dem Ausfüllen. Die Löschung passiert jede Nacht von selbst.

Löschst du einen Kunden, verschwinden seine Fragebögen sofort mit – unabhängig von der Aufbewahrung.

Gut zu wissen

• Fragebögen funktionieren in jedem Plan
• Kunden brauchen kein Konto – der Link funktioniert direkt
• Antworten werden sicher gespeichert und sind nur für dich sichtbar
• Du kannst mehrere verschiedene Fragebögen für unterschiedliche Leistungen erstellen