Wartelisten-Benachrichtigungen und Abmeldung

Wer auf der Warteliste steht, bekommt von deinem Salon eine Bestätigung, eine Nachricht für jede passende freie Zeit und Bescheid, wenn nichts frei geworden ist.

Direkt nach dem Eintragen: die Bestätigung

Der Kunde bekommt sofort eine E-Mail „Du stehst auf der Warteliste“ mit seinem Wunsch (Leistungen, Zeitraum oder Tag, Uhrzeit, Tage, Mitarbeiter), dem Hinweis, dass wer zuerst bucht den Termin bekommt, und einem Link zum Austragen. Das gilt auch, wenn du ihn selbst einträgst. Die Bestätigung geht nur per E-Mail.

Ein passender Termin ist frei: „Dein Wunschtermin ist frei“

Diese Nachricht kommt automatisch, sobald nach einer Absage oder Verschiebung eine passende Zeit frei wird. Dieselbe Nachricht schickst du selbst, wenn du einem Kunden in der Warteliste eine freie Zeit mit „Anbieten“ schickst – siehe Warteliste verwalten und freie Zeiten anbieten.

Die E-Mail enthält

• Die Anrede mit dem Vornamen – aus der Kundenkarte oder, ohne Karte, den der Kunde beim Eintragen angegeben hat
• Tag, Uhrzeit, Dauer und Mitarbeiter der freien Zeit sowie die gewünschten Leistungen
• Den Knopf „Termin jetzt sichern“ – er öffnet deine Buchungsseite mit Tag, Uhrzeit und Leistungen schon ausgewählt
• Den Hinweis: „Wer zuerst bucht, bekommt ihn. Falls jemand schneller war, bleibst du auf der Warteliste – wir melden uns beim nächsten freien Termin.“
• Einen Link zum Austragen

Ob die Nachricht als E-Mail, SMS oder beides rausgeht, stellst du unter Einstellungen → Nachrichten an Kunden → Automatische Nachrichten in der Zeile „Warteliste“ ein – das ist die Nachricht, wenn ein Termin frei wird. Dort passt du auch den Text an.

Welche Uhrzeit steht in der Nachricht? Die erste Zeit im frei gewordenen Platz, die der Kunde auf deiner Buchungsseite auch wirklich buchen kann – mit seinen Leistungen, seiner Wunschuhrzeit und deinen Buchungsregeln (Mindest-Vorlaufzeit, Pufferzeit). Endet zum Beispiel direkt davor ein anderer Termin und du hast 5 Minuten Pufferzeit eingestellt, nennt die Nachricht die Zeit 5 Minuten später. Ist im frei gewordenen Platz nichts online buchbar, bekommt der Kunde keine Nachricht.

War jemand schneller? Ist die Zeit schon weg, wenn der Kunde auf den Knopf tippt, sieht er auf der Buchungsseite „Termin leider schon vergeben“ und: „Ein anderer Kunde war leider schneller. Du bleibst auf der Warteliste und wirst beim nächsten freien Termin wieder benachrichtigt.“ Sind an dem Tag noch andere Zeiten frei, steht stattdessen über den Uhrzeiten: „Diese Uhrzeit ist gerade vergeben worden. Such dir eine der freien Zeiten aus.“ Die vorgemerkte Uhrzeit wird dabei abgewählt, damit niemand versehentlich eine Zeit absendet, die es nicht mehr gibt.

Nichts frei geworden

Endet der Wunschzeitraum, ohne dass etwas Passendes frei geworden ist, bekommt der Kunde einmal eine E-Mail: „Am 14. Oktober ist leider nichts frei geworden“ – bei einem längeren Zeitraum „Bis zum 14. Oktober …“. Mit dem Knopf „Anderen Termin aussuchen“ kommt er auf deine Buchungsseite – hatte er sich für eine einzelne Leistung eingetragen, ist sie dort schon ausgewählt. So hört er noch einmal von dir, statt dass sein Wunsch still verfällt.

• Diese Nachricht gibt es nur als E-Mail, sie geht morgens raus
• Keine Mail bekommt, wer über „Lieber früher?“ eingetragen war – er hat seinen Termin ja schon
• Ebenso keine, wer seit dem Eintragen ohnehin einen Termin bei dir gebucht hat
• Abschalten und den Text anpassen kannst du unter Einstellungen → Nachrichten an Kunden → Automatische Nachrichten bei „Warteliste: Nichts frei geworden“

Wann hören die Nachrichten auf?

Nachrichten über freie Zeiten bekommt nur, wer noch auf der Warteliste wartet. Schluss ist, sobald:

• der Kunde einen passenden Termin hat – egal, ob er selbst bucht oder du ihn einträgst
• sein Wunschzeitraum vorbei ist – dann kommt höchstens noch die Mail „nichts frei geworden“
• er sich austrägt oder du den Eintrag löschst
• du den Kunden löschst – dabei werden auch seine Einträge auf der Warteliste gelöscht
• du die Warteliste ausschaltest

Warum bekommt ein Kunde trotz Termin noch Wartelisten-Mails? Dann passt sein Termin nicht zu seinem Eintrag – zum Beispiel ist es eine andere Leistung, der Tag liegt außerhalb seines Wunschzeitraums, der Termin war schon gebucht, bevor er sich eingetragen hat, oder Termin und Eintrag laufen über verschiedene E-Mail-Adressen ohne gemeinsame Kundenkarte. Welche Regeln genau gelten, steht in Wie funktioniert die Warteliste?. Soll er keine Nachrichten mehr bekommen, lösche den Eintrag unter Kunden gewinnen → Warteliste.

Austragen

• Die Bestätigung und jede Nachricht über eine freie Zeit enthalten einen Link zum Austragen
• Tippt der Kunde darauf, öffnet sich eine Seite, die noch einmal nachfragt: „Von der Warteliste abmelden?“
• Erst mit „Ja, abmelden“ wird der Eintrag entfernt – der Kunde kann auch „Auf der Warteliste bleiben“ wählen
• Danach sieht er eine Bestätigung mit einem Knopf zurück zur Buchungsseite

Warum wird noch einmal nachgefragt? E-Mail-Programme und Sicherheitsprogramme öffnen Links aus Nachrichten oft von sich aus, um sie zu prüfen. Ohne Rückfrage würden Kunden dadurch von der Warteliste verschwinden, ohne je getippt zu haben.

Austragen in „Mein Konto“: Meldet sich der Kunde in seinem Kundenkonto an, sieht er auf der Startseite die Karte „Deine Warteliste“ – jeden Wunsch, auf den er noch wartet, mit Leistungen, Tag oder Zeitraum, Uhrzeit, Tagen und Mitarbeiter, auch „Lieber früher?“. Mit „Austragen“ ist der Wunsch sofort weg, ohne Rückfrage – dort tippt kein Programm von selbst. Die Karte zeigt Wünsche, die er mit seiner Kundenkarte oder mit der E-Mail-Adresse eingetragen hat, mit der er angemeldet ist. Ohne Wünsche oder bei ausgeschalteter Warteliste fehlt sie.