Stornierungsregeln und Rückerstattung

Du kannst festlegen, bis wann Kunden kostenlos stornieren dürfen – und was bei einer verspäteten Stornierung passiert.

Stornierungsfrist einstellen

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   Gehe zu Einstellungen → Online-Buchung → Online- und Kartenzahlung

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   Unter „Kostenlose Stornierung" legst du fest, bis wie viele Stunden vor dem Termin kostenlos storniert werden kann (z.B. 24 Stunden)

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   Klicke auf Speichern

Was passiert bei einer Stornierung?

Beispiel: 24 Stunden ist eingestellt

Die Stornierungsfrist kannst du frei wählen – gängig sind 24 oder 48 Stunden.

Termin im Kalender stornieren

Öffne den Termin im Kalender und storniere ihn. Das Fenster hat zwei Schritte:

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   Grund wählen – z. B. „Kunde storniert", „Nicht erschienen" oder „Salon storniert". Hier legst du auch fest, ob der Kunde die Absage per E-Mail oder SMS bekommt.

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   Geld zurückgeben – erscheint nur, wenn schon etwas bezahlt wurde. Oben steht ein Vorschlag mit Begründung, z. B. „Noch 30 Std. bis zum Termin, deine Frist ist 24 Std. – Vorschlag: alles zurückgeben". Die Beträge sind danach schon ausgefüllt.

Du kannst jeden Betrag ändern. Mit Vorschlag wiederherstellen kommst du zurück zum Vorschlag. Unten siehst du, was der Kunde zurückbekommt und was du behältst.

Wie das Geld zurückgeht

• Online bezahlt – geht automatisch an den Kunden zurück, meist innerhalb weniger Tage
• Mit Gutschein bezahlt – wird dem Gutschein wieder gutgeschrieben
• Vor Ort bezahlt – gibst du dem Kunden selbst zurück, so wie bezahlt wurde – bar bleibt bar, Karte bleibt Karte. Damin trägt es mit derselben Zahlungsart ein, mit der bezahlt wurde, und zieht die Treuepunkte dafür anteilig ab.
• An der Kasse bezahlt – zurückgeben geht nur in der Kassen-App

Gutschein-Code bei der Buchung

Hat der Kunde beim Buchen einen Code eingelöst, hängt die Rückgabe von der Art des Codes ab:

Wenn der Kunde selbst absagt

Ein eingelöster Rabattcode oder Geschenkgutschein geht auch ohne dein Zutun zurück:

• Absage über den Link in der Bestätigung oder mit der Buchungsnummer: immer voll – diese Wege gibt es nur innerhalb deiner Frist
• Absage über „Mein Konto": nur, wenn sie innerhalb deiner Frist liegt. Sagt der Kunde später ab, bleibt der Gutschein für diesen Termin eingelöst

In der Absage-Mail steht dann, dass der Rabattcode wieder einlösbar bzw. der Geschenkgutschein wieder aufgeladen ist. Ein Gutschein, den du inzwischen storniert hast, bleibt storniert.

Benachrichtigung an den Kunden

Sagt der Kunde selbst über seinen Link ab, bekommt er automatisch eine Bestätigung. Stornierst du im Kalender, wählst du selbst, ob die Absage per E-Mail, SMS oder gar nicht rausgeht. Bei „Nicht erschienen" bekommt der Kunde statt einer Absage eine kurze Nachfrage per E-Mail, warum er nicht da war.

Nach dem Speichern

Das Fenster zeigt dir zum Schluss den Termin, ob die Absage beim Kunden rausging und was mit dem Geld passiert – und was du noch selbst tun musst: Geld vor Ort oder in der Kassen-App zurückgeben oder dem Kunden Bescheid sagen, falls die Absage nicht rausging.

Gut zu wissen

• Ohne Anzahlung gibt es nichts zum Erstatten – die Frist dient dann nur als Information für den Kunden
• Du kannst die Stornierungsfrist jederzeit ändern – sie gilt ab sofort für neue Buchungen
• Bestehende Termine behalten die Frist, die zum Zeitpunkt der Buchung galt
• Soll niemand selbst absagen, schaltest du unter Einstellungen → Online-Buchung → Buchungsregeln in der Karte „Absagen & Umbuchen" den Schalter „Kunden dürfen selbst absagen" aus. Dann melden sich Kunden für eine Absage direkt bei dir, und du stornierst im Kalender