Erinnerungen per E-Mail und SMS

Damin erinnert deine Kunden automatisch an ihren Termin – per E-Mail und optional auch per SMS.

Automatische Erinnerungen

Du legst selbst fest, wie lange vor dem Termin deine Kunden erinnert werden. Maßgeblich sind deine gespeicherten Zeiten unter Einstellungen → Nachrichten an Kunden → Automatische Nachrichten.

• Die erste Erinnerung geht mit dem von dir eingestellten Vorlauf raus
• Die zweite Erinnerung geht mit ihrem eigenen Vorlauf raus – nur, wenn sie eingeschaltet ist
• 24 und 2 Stunden sind die Vorgabewerte, keine festen Zeiten für jeden Salon. Hast du andere Zeiten eingestellt, gelten diese
• Die Nachricht enthält: Datum, Uhrzeit, Leistung(en), Mitarbeiter, Dauer und den Buchungscode
• Kann der Kunde bei diesem Termin eine Belohnung aus deinem Treueprogramm einlösen, steht in der ersten Erinnerung per E-Mail eine Zeile dazu – ebenso, wenn erst die Punkte dieses Termins für eine Belohnung reichen („… genug für „10 € Rabatt" bei deinem nächsten Besuch"). Abschalten kannst du sie unter Treueprogramm → Einstellungen → „In Bestätigung und Erinnerung erwähnen"
• Der Kunde kann über die Nachricht auch seinen Termin verschieben oder absagen – sofern du das unter Buchungsregeln in der Karte „Absagen & Umbuchen" erlaubst. Ist beides ausgeschaltet, steht dort, dass Verschieben oder Absagen nur direkt bei dir geht

Bestätigungsnachricht

Direkt nach der Buchung erhält der Kunde eine Bestätigung mit:

• Allen Termindetails
• Dem Buchungscode (z.B. „A3B7KR")
• Stornierungsbedingungen
• Link zum Absagen

E-Mail oder SMS – du entscheidest

Für jede Nachricht kannst du wählen, ob sie per E-Mail, per SMS oder beides verschickt wird.

So stellst du die Kanäle ein

1. 1

   Gehe zu Einstellungen → Nachrichten an Kunden → Automatische Nachrichten

2. 2

   Wähle für jede Nachrichtenart (Bestätigung, Erinnerung, Absage, Bewertungsanfrage) den Weg: E-Mail, SMS oder Beides

3. 3

   In derselben Zeile stellst du den Zeitpunkt der Erinnerung ein – 12 Stunden, 1 Tag, 2 oder 3 Tage vorher, und für die zweite Erinnerung 2, 6 oder 12 Stunden vorher

4. 4

   Die Änderung wird sofort gespeichert

Pro Termin anpassen

Wenn du einen Termin im Kalender erstellst oder bearbeitest, siehst du kleine Schalter (Pills) für jeden Benachrichtigungstyp. Damit kannst du für einzelne Termine festlegen, welche Nachrichten per E-Mail und/oder SMS gesendet werden – unabhängig von deinen Standardeinstellungen.

Bei einem Termin, der schon im Kalender steht, tippst du ihn an und scrollst zum Verlauf. Ganz unten unter „Geplant" stehen die Nachrichten, die noch kommen – 1. und 2. Erinnerung und Bewertungsanfrage mit Zeitpunkt, jeweils mit den Schaltern für E-Mail und SMS.

Ist die Erinnerung angekommen?

Die eingestellten Zeiten zeigen, wann eine Erinnerung fällig wird. Sie sind keine Bestätigung, dass die Nachricht schon verschickt oder zugestellt wurde. Der automatische Versand prüft regelmäßig auf fällige Erinnerungen. Dabei berücksichtigt er für die erste Erinnerung ein Fenster von 2 Stunden vor bis 2 Stunden nach dem eingestellten Zeitpunkt, für die zweite jeweils 1 Stunde. Eine auf „2 Stunden vorher“ eingestellte zweite Erinnerung kann deshalb schon 3 Stunden vor dem Termin rausgehen.

Jede verschickte Erinnerung steht im Bereich Nachrichten – mit Zeitpunkt, Weg und Zustellstatus. Ging etwas schief, siehst du dort den Grund und kannst die Nachricht erneut senden.

Direkt im Termin zeigt der Verlauf dasselbe in zeitlicher Reihenfolge: wann welche Nachricht rausging und ob sie verschickt, zugestellt, gelesen oder nicht zugestellt wurde. Wurde eine Erinnerung gar nicht verschickt, steht dort „nicht verschickt" mit dem Grund – zum Beispiel, weil der Termin erst nach dem Erinnerungszeitpunkt eingetragen wurde.

Gut zu wissen

• Automatische Terminerinnerungen sind ab Pro und während der Testphase verfügbar; der Versandweg muss eingeschaltet sein
• Verschiebst du einen Termin, bekommt dein Kunde die Erinnerung für den neuen Zeitpunkt – auch wenn er an den alten schon erinnert wurde
• SMS erfordert SMS-Guthaben (siehe Einstellungen → Nachrichten an Kunden → SMS-Guthaben)
• Bewertungsanfragen sind ab dem Plan „Pro" verfügbar
• Den Text der Erinnerung kannst du selbst schreiben: Einstellungen → Nachrichten an Kunden → Automatische Nachrichten → „Text anpassen"