Warteliste verwalten und freie Zeiten anbieten

Unter Kunden gewinnen → Warteliste siehst du, wer auf einen Termin wartet und welche freie Zeit zu seinem Wunsch passt – und bietest sie ihm mit einem Tipp an.

Die Liste

Oben wählst du, welche Einträge du sehen willst:

Hinter „Aktiv“, „Gebucht“ und „Abgelaufen“ steht, wie viele es gibt. Ab mehr als fünf Einträgen erscheint eine Suche nach Name, E-Mail, Telefon, Leistung oder Mitarbeiter. Neue Einträge legst du mit „Kunde hinzufügen“ an – siehe Kunden manuell zur Warteliste hinzufügen.

Was in einer Zeile steht

• Der Name – aus der Kundenkarte; gibt es keine, der Vorname, den der Kunde beim Eintragen angegeben hat, sonst die E-Mail-Adresse
• Rechts der Wunschzeitraum, zum Beispiel „14. Okt.“ oder „9. – 23. Okt.“
• Die gewünschten Leistungen mit Gesamtdauer
• Uhrzeit, Wunschtage und Wunschmitarbeiter, falls angegeben. Von der Buchungsseite steht „Vormittag“ als „bis 12:00“, „Nachmittag“ als „12:00 – 17:00“ und „Abend“ als „ab 17:00“; ohne Wunsch steht „Ganztägig“
• Grün die nächste freie Zeit, die zum Wunsch passt – zum Beispiel „Frei: Do. 15. Okt., 10:00“

Wie findet Damin die freie Zeit? Genau wie deine Buchungsseite: mit den gewünschten Leistungen, deiner Vorlaufzeit und deinem Buchungszeitraum, den Wunschtagen, der Uhrzeit und dem Wunschmitarbeiter. Was dort steht, kann der Kunde also auch online buchen. Gesucht wird für die ersten 25 wartenden Einträge der Liste. Steht keine Zeit da, hat Damin im Wunschzeitraum gerade nichts Passendes gefunden.

Ein Eintrag im Detail

Tippe auf eine Zeile. Im Fenster siehst du:

• Kontakt – E-Mail und Telefon zum Antippen. Gehört der Eintrag zu einer Kundenkarte, öffnet „Kundenkarte öffnen“ sie direkt (für Inhaber und Admins)
• Gerade frei – bis zu drei freie Zeiten, die zum Wunsch passen, je mit dem Knopf „Anbieten“. Erscheint nur bei wartenden Einträgen, wenn es passende Zeiten gibt
• Wunsch – Leistungen mit Dauer, Zeitraum, Uhrzeit, Tage und Mitarbeiter
• Benachrichtigungen – wie oft der Kunde schon über eine freie Zeit informiert wurde und wann zuletzt

Unten stehen „Bearbeiten“ und „Löschen“ – beides nur, solange der Eintrag noch wartet. Ein gelöschter Eintrag steht danach unter „Storniert“, und der Kunde bekommt keine Nachrichten mehr.

Einem Kunden eine freie Zeit anbieten

1. 1

   Tippe auf den Eintrag

2. 2

   Tippe unter „Gerade frei“ bei der passenden Zeit auf „Anbieten“

3. 3

   Der Kunde bekommt sofort dieselbe Nachricht wie bei einer automatischen Benachrichtigung – mit dem Knopf, der genau diese Zeit auf deiner Buchungsseite öffnet

4. 4

   In der Zeile steht danach „Angeboten“ mit Häkchen, und beim Eintrag zählt eine Benachrichtigung mehr

Was in der Nachricht steht und wie sie rausgeht (E-Mail oder SMS), steht in Wartelisten-Benachrichtigungen und Abmeldung.

Was die Warteliste gebracht hat

Sobald etwas zusammenkommt, steht unter der Liste zum Beispiel „Über die Warteliste gebucht: 3 Termine · 240 €“. Gezählt werden Termine, mit denen ein Wartelisten-Eintrag erledigt wurde – auch die, die du selbst eingetragen hast –, abgesagte und nicht erschienene nicht. Der Betrag ist der Preis dieser Termine.

Ganz unten kannst du die Warteliste ausschalten – mehr dazu in Warteliste einrichten und nutzen.