Nachrichten an Kunden: Verlauf und Zustellung

Alles, was dein Salon an Kunden schickt, steht an einer Stelle: Bestätigungen, Erinnerungen, Absagen, Kampagnen und jede Nachricht, die du selbst schreibst. Du siehst je Kunde, wann etwas rausging, auf welchem Weg – und ob es angekommen ist.

Wo findest du den Verlauf?

Klicke in der Seitenleiste auf Nachrichten. Die Ansicht ist wie ein Chat aufgebaut:

• Links stehen deine Kunden, der zuletzt angeschriebene oben. Über das Feld darüber suchst du nach einem Namen. Bei jedem Kunden siehst du die letzte Nachricht und wann sie rausging – heute nur die Uhrzeit („14:32"), sonst „Gestern", der Wochentag oder das Datum („15.09.")
• In der Mitte läuft das Gespräch mit dem ausgewählten Kunden, unten das Schreibfeld
• Rechts stehen die Angaben zum Kunden: seit wann er Kunde ist und wie oft er da war, seine Kontaktdaten, ob er Werbung erlaubt hat, sein nächster und sein letzter Termin, seine Merkmale und seine Notizen. Ist kein Termin geplant, steht dort „Termin anlegen" und du landest mit einem Klick im Kalender. „Zur Kundenkarte" öffnet seine Karte. Brauchst du mehr Platz fürs Gespräch, klappst du die Spalte über das Symbol ganz rechts oben im Gespräch ein – und genauso wieder aus

Auf dem Handy siehst du erst die Kundenliste und nach dem Antippen das Gespräch; mit „Zurück" kommst du zur Liste. Die rechte Spalte zeigt Damin nur auf breiten Bildschirmen – sonst kommst du über „Zur Kundenkarte" oben im Gespräch an dieselben Angaben.

In der Kundenliste steht bei jedem Kunden die letzte Nachricht: Hat ein Mensch geschrieben – der Kunde oder du selbst –, siehst du den Text. Bei automatischen Nachrichten steht nur, was es war, z.B. „Terminbestätigung" oder „Bewertungsanfrage". Ein kleines Zeichen davor zeigt den Weg: Briefumschlag für E-Mail, Sprechblase für SMS, das grüne Zeichen für WhatsApp.

Im Gespräch stehen deine Nachrichten und die deines Kunden als Sprechblasen. Automatische Nachrichten stehen rechts als schmale Zeile mit Zeichen, Anlass, Weg und Uhrzeit – tippe darauf, um die ganze Nachricht zu sehen. Hinter allem, was dein Salon geschickt hat, steht wie im Chat ein Haken: ein Haken = rausgegangen, zwei Haken = angekommen, zwei blaue Haken = geöffnet, ein rotes Zeichen = nicht rausgegangen. Nachrichten vom Kunden stehen ohne alles da.

Was bedeuten die Angaben zur Zustellung?

Wenn der Kunde antwortet

Jede E-Mail, die dein Salon über Damin schickt, kann der Kunde einfach beantworten – in seinem Mailprogramm auf „Antworten", fertig. Seine Antwort landet dann links im Gespräch, so wie eine Nachricht in einem Chat. Du musst dafür nichts einrichten.

Damit du nichts verpasst:

• In der Kundenliste steht der Name fett, die Uhrzeit ist rot und darunter steht eine rote Zahl mit den ungelesenen Nachrichten. Der Reiter „Ungelesen" über der Liste zeigt nur diese Kunden, mit der Anzahl direkt daneben, und in der Seitenleiste trägt Nachrichten dieselbe Zahl
• Du bekommst einen Eintrag bei der Glocke oben im Dashboard, eine Mitteilung aufs Handy und eine E-Mail von Damin mit dem Text und dem Knopf „In Damin antworten". Handy-Mitteilung und E-Mail stellst du unter Einstellungen → Dein Profil → Meine Benachrichtigungen bei „Nachricht vom Kunden" ein oder aus; die Glocke bleibt immer
• Öffnest du das Gespräch, gilt die Antwort als gelesen

Das gilt genauso für Nachrichten, die per WhatsApp kommen – und für Nachrichten aus dem Kundenkonto (siehe unten).

Antworten tust du wie immer unten im Schreibfeld. Der Betreff ist schon mit „Re:" vorbelegt, und beim Kunden hängt deine Antwort im selben Mail-Faden. Damina bietet dir dazu „Auf die Nachricht antworten" an – sie geht dann auf das ein, was der Kunde geschrieben hat, ohne etwas zuzusagen, was nicht in Damin steht.

Abwesenheitsnotizen („Ich bin bis 12.10. im Urlaub") erkennt Damin und legt sie nicht als Nachricht ab – du bekommst dafür keine Mitteilung.

Nachrichten aus dem Kundenkonto

Deine Kunden können dir auch direkt aus ihrem Kundenkonto schreiben: In „Mein Konto" gibt es den Bereich Nachrichten mit einem Schreibfeld. So erreicht dich eine Frage zum Termin, ohne dass jemand anruft.

• Die Nachricht steht bei dir links im Gespräch, mit dem Weg „Kundenkonto". Du bekommst wie bei einer E-Mail-Antwort die Glocke, die Mitteilung aufs Handy und die E-Mail von Damin
• Du antwortest wie immer unten im Schreibfeld – es steht dann von selbst auf E-Mail. Deine Antwort kommt beim Kunden als E-Mail an und steht zusätzlich in seinem Konto unter Nachrichten
• Im Konto sieht der Kunde nur das persönliche Gespräch: was er geschrieben hat und was du ihm selbst geschrieben hast. Bestätigungen, Erinnerungen und Rundschreiben stehen dort nicht

Willst du das nicht, schaltest du es unter Einstellungen → Kunden → Kundenkonto bei „Nachrichten aus dem Kundenkonto" aus. Ab Werk ist es an.

Nachrichten, die nicht ankamen

Kam bei einem Kunden in den letzten 30 Tagen etwas nicht an, steht über der Kundenliste eine gelbe Zeile, zum Beispiel „1 Kunde hat eine Nachricht nicht erhalten". Tippe darauf, dann siehst du nur diese Kunden; mit „Alle anzeigen" kommst du zurück. Ist nichts offen, steht die Zeile gar nicht da.

Gespräche, die du im Blick behalten willst, markierst du mit dem Stern oben im Gespräch. Über den Reiter „Markiert" hast du sie sofort wieder vor Augen, und in der Kundenliste steht ein kleiner Stern daneben.

Gespräch archivieren

Ein Gespräch, das du nicht mehr in der Liste haben willst, legst du über „Mehr“ oben im Gespräch ins Archiv (Eintrag „Archivieren") – löschen kannst du E-Mails und SMS nicht, denn sie sind dein Nachweis, dass eine Bestätigung oder Erinnerung rausging. Nur WhatsApp-Nachrichten lassen sich löschen, siehe unten. Das Gespräch verschwindet aus der Liste und zählt nicht mehr bei „Ungelesen" und in der Seitenleiste mit. Direkt danach kannst du es über „Rückgängig" zurückholen.

WhatsApp

Verbindest du die WhatsApp-Nummer deines Salons mit Damin, landen auch die WhatsApp-Nachrichten deiner Kunden hier im Verlauf – im selben Gespräch wie E-Mails und SMS, und du antwortest unten im Schreibfeld über den Weg WhatsApp. Neue Nachrichten zählen wie E-Mail-Antworten bei „Ungelesen" und in der Seitenleiste mit.

• Wie du die Nummer verbindest, alte Gespräche übernimmst und die Verbindung wieder trennst, steht im Artikel „WhatsApp mit Damin verbinden"
• Was die 24-Stunden-Regel bedeutet, was „vom Handy" heißt und wie du WhatsApp-Gespräche, einzelne Nachrichten oder mitgekommene Kontakte löschst, steht im Artikel „WhatsApp-Nachrichten lesen und beantworten"

Im Gespräch suchen

Oben im Gespräch sitzt eine Lupe. Tippe sie an, gib ein Wort ein – Damin zeigt nur noch die Nachrichten, in denen es vorkommt, und daneben, wie viele es sind.

Der Termin zur Nachricht

Gehört eine Nachricht zu einem Termin, steht der Termin direkt darunter – mit Datum, Uhrzeit und Behandlung. Folgen mehrere Nachrichten zum selben Termin aufeinander (Bestätigung, Erinnerung, Bewertungsanfrage), steht er nur einmal, unter der ersten. Ein Klick darauf öffnet den Termin im Kalender.

Eine Nachricht anklicken

Klicke im Gespräch auf eine Nachricht. Dann siehst du:

• Anlass, Weg, Empfänger und Zeitpunkt
• Bei SMS den Text, bei E-Mail die Mail so, wie der Kunde sie bekommen hat
• Bei einem Fehler den Grund im Klartext
• „Erneut senden", wenn etwas schiefgegangen ist – der Kunde bekommt die Nachricht dann noch einmal
• „Kontaktdaten korrigieren", wenn es an der Adresse oder der Nummer lag – der Knopf öffnet die Kundenkarte, damit „Erneut senden" nicht in denselben Fehler läuft. Lag es an etwas anderem (Beispielkunde, fehlende Einwilligung, abgeschalteter Weg, kein SMS-Guthaben), zeigt Damin ihn nicht – an den Kontaktdaten liegt es dann nämlich nicht
• „Zur Kundenkarte", wenn du direkt weiter willst

Selbst eine Nachricht schreiben

Unten im Gespräch steht ein Schreibfeld:

1. 1

   Wähle den Weg: E-Mail, SMS oder WhatsApp (sobald die Nummer deines Salons verbunden ist). Damin merkt sich deine Wahl für das nächste Gespräch

2. 2

   Bei E-Mail kannst du einen Betreff eintragen – ohne Betreff nimmt Damin einen Standardsatz mit deinem Salonnamen

3. 3

   Schreib deinen Text. Bei SMS siehst du mit, wie viele Zeichen und wie viele SMS das werden

4. 4

   Klicke auf „Senden" (oder drücke Strg + Enter)

Die E-Mail geht im Namen deines Salons raus, mit deinem Logo und deinen Farben.

Damina formuliert für dich

Neben den Wegen steht der Knopf mit dem Damina-Stern: „Formulieren". Ein Tipp darauf, und du wählst, worum es geht – „Danke für den Besuch", „An den Termin erinnern", „Nachfragen, wie es geht" – oder du schreibst in einem Satz, was drinstehen soll („Wir haben Freitag zu"). Steht schon ein Anfang im Feld, kann Damina auch deinen Entwurf ausformulieren.

Damina kennt dabei den Vornamen, den letzten und den nächsten Termin mit Behandlung und was ihr euch zuletzt geschrieben habt. Bei SMS bleibt es kurz, bei E-Mail werden es ein paar Sätze mit Betreff.

In der Kundenkarte

Jede Kundenkarte hat einen Reiter „Nachrichten": derselbe Verlauf, nur für diesen einen Kunden, mit Tagestrennern. Oben liegt der Knopf „Nachricht schreiben".

Wie lange bleiben die Inhalte gespeichert?

Der Text einer Nachricht wird 24 Monate aufbewahrt. Danach bleiben Zeitpunkt, Weg und Zustellstatus stehen – das ist dein Nachweis, dass etwas rausging –, der Text selbst wird gelöscht. Beim Öffnen steht dann der Hinweis, dass der Inhalt nicht mehr aufbewahrt wird.

Alte Einträge von vor der Umstellung

Nachrichten aus der Zeit vor dem Verlauf haben wir übernommen, damit die Geschichte deiner Kunden nicht bei null anfängt. Für alte E-Mails wurde damals kein Text gespeichert. Damit die Zeile nicht leer bleibt, bildet Damin den Text aus den Termindaten nach.

Gibt es solche Nachrichten in einem Gespräch, steht der Hinweis einmal oben im Verlauf – nicht an jeder einzelnen Nachricht. Öffnest du eine davon, steht es noch einmal ausführlich dabei: Datum, Uhrzeit, Leistung und Betrag stimmen mit dem Termin überein, die Formulierung kann damals anders gewesen sein.

Gut zu wissen

• Den Bereich Nachrichten sehen Inhaber und Admins; den Reiter in der Kundenkarte sieht dein ganzes Team
• Automatische Nachrichten (Bestätigung, Erinnerung, Absage, Bewertungsanfrage) landen genauso im Verlauf wie deine eigenen – und auch, was über eine Kampagne rausging
• Welche Nachricht auf welchem Weg rausgeht, stellst du unter Einstellungen → Nachrichten an Kunden → Automatische Nachrichten ein
• Für SMS brauchst du Guthaben – unter Einstellungen → Nachrichten an Kunden → SMS-Guthaben lädst du auf