Rollen und Rechte im Team

Jede Person mit Zugang zum Dashboard hat eine Rolle. Die Rolle bestimmt, was sie sieht und ändern darf – und was jede Rolle darf, stellst du für deinen Salon selbst ein.

Die vier Rollen

• Inhaber – darf immer alles, als einzige Person auch Abo und Rechnungen, Inhaberschaft übertragen und Salon löschen
• Salonleitung – führt den Salon mit: alle Termine, Kunden, Behandlungen, Einstellungen und Team
• Rezeption – Empfang und Terminplanung: alle Termine, Kunden, Nachrichten und Kasse
• Mitarbeiter – arbeitet am Kunden: eigene Termine, eigene Kunden, Warteliste und eigene Arbeitszeit

Die Rolle heißt immer so – auch wenn dein Team im Dashboard sonst „Barber“ oder „Artists“ heißt. Das eine ist der Beruf, das andere die Rechte.

Wer keinen eigenen Zugang hat, hat auch keine Rolle: Er steht nur im Kalender. Wie du jemandem Zugang gibst, steht in Zugang zum Dashboard geben und entziehen.

Was jede Rolle darf

So ist es eingestellt, bis du etwas änderst:

Termine

Kunden

Kasse & Geld

Angebot

Kunden gewinnen

Salon & Team

Immer erlaubt: eigenes Profil, eigene Arbeitszeit stempeln, eigener Google-Kalender, Damina fragen, Behandlungen und Preise ansehen, Allergien, Notizen, Merkmale und Fragebögen am eigenen Termin.

Gut zu wissen

• Eigene Kunden sind alle, die einen Termin bei dieser Person haben oder hatten
• Kundendaten ändern heißt: Allergien und Notizen ergänzen, Rezepturen, Fotos, Merkmale und Online-Buchung sperren. Neue Kunden anlegen geht immer – auch ohne dieses Recht
• An der Kasse siehst du Allergien, Notizen zur Kundin und Fragebögen nur bei deinen eigenen Terminen – mit Kundenkarte öffnen: Alle bei jedem Termin. Am geteilten iPad zählt, wer sich mit der eigenen PIN angemeldet hat. Ältere Versionen der Kassen-App zeigen sie gar nicht – aktualisiere sie im App Store
• Eigene Anfragen annehmen und die eigenen Arbeitszeiten eintragen geht immer – auch ohne die Rechte dafür
• Damina hält sich an dieselben Rechte: Sie erledigt für jede Person nur, was diese selbst darf

Telefon und E-Mail der Kunden

Wer Telefon und E-Mail deiner Kunden sieht, stellst du in drei Stufen ein – wie bei der Kundenkarte:

• Alle – Telefonnummer und E-Mail-Adresse jedes Kunden. So ist es beim Inhaber, bei der Salonleitung und an der Rezeption
• Eigene Kunden – nur bei Kunden, die einen Termin bei dieser Person haben oder hatten. So ist es bei Mitarbeitern: Kommt eine Kundin nicht zu ihrem Termin, kann ihre Mitarbeiterin sie direkt anrufen
• Keine – bei keinem Kunden

Wo jemand Telefon und E-Mail nicht sehen darf, steht die Nummer gekürzt da, zum Beispiel +49 171 ••• •• 89, und Anrufen und Schreiben fehlen. Die Kundenliste herunterladen ist ein eigenes Recht: Kunden exportieren, zusammenführen, löschen.

Rechte einer Rolle ändern

1. 1

   Öffne Einstellungen → Team & Geräte → Mitarbeiter (am Handy: Menü oben links, ganz unten Einstellungen)

2. 2

   Tippe auf den Reiter „Rollen & Rechte“

3. 3

   Am Handy wählst du oben die Rolle; am Rechner und am iPad steht jede Rolle in einer eigenen Spalte

4. 4

   Schalte ein Recht an oder aus oder wähle die Stufe oder Grenze

Jede Änderung gilt sofort für alle mit dieser Rolle, beim nächsten Öffnen einer Seite – speichern musst du nichts. Bei jeder Rolle siehst du, wer sie hat.

Manche Rechte gehen nur zusammen mit einem anderen. Schaltest du eines an, schaltet Damin das nötige mit und zeigt es dir unter dem Recht:

• Kunden exportieren, zusammenführen, löschen geht nur mit Telefon und E-Mail sehen bei allen Kunden
• Stornieren und erstatten geht nur mit An der Kasse abrechnen
• Telefon und E-Mail sehen, Kundendaten ändern und Nachrichten lesen und beantworten gehen nie weiter als Kundenkarte öffnen – wer nur die Karten eigener Kunden öffnet, sieht Telefon und E-Mail, ändert und schreibt auch nur bei eigenen Kunden

Wer darf was einstellen?

• Einstellen darf, wer Team verwalten darf – ohne eigene Änderung Inhaber und Salonleitung
• Der Inhaber darf immer alles, seine Spalte lässt sich nicht ändern
• Die Rechte der eigenen Rolle kann niemand selbst ändern
• Mehr, als man selbst darf, kann man nicht vergeben
• Abo und Rechnungen hat immer nur der Inhaber

Du kannst auch Damina fragen, etwa „Was darf die Rezeption?“ oder „Die Rezeption soll keine Kunden mehr exportieren“. Sie zeigt dir die Rechte einer Rolle und ändert sie erst, wenn du auf „Speichern“ tippst – nach denselben Regeln.

Grenzen bei Rabatt und Storno

Zwei Rechte haben statt an und aus eine Grenze:

• Rabatt geben, Preis an der Kasse ändern – bis zu wie viel Prozent. Gerechnet wird auf den ganzen Beleg; Rabattcodes und Aktionen, die du unter Rabatte angelegt hast, zählen nicht mit
• Stornieren und erstatten – bis zu welchem Betrag je Beleg

Zur Wahl stehen „Nicht erlaubt“, feste Stufen von 5 % bis 50 % beziehungsweise von 20 € bis 500 € und „Ohne Grenze“. Will jemand mehr geben oder erstatten, als er darf, sagt Damin ihm seine Grenze – dann übernimmt jemand, der mehr darf.

In der Kassen-App gelten dieselben Rechte: Die neueste Version lässt im Rabatt-Fenster nur bis zur Grenze zu und zeigt Stornieren, Kassenbuch, die Umsätze aller, die Termine aller und die Einstellungen nur, wer das jeweilige Recht hat. Am gemeinsamen iPad zählt die Person, die sich mit ihrer PIN angemeldet hat. Über der Grenze tippt sie auf „Freigeben lassen“: Jemand, der mehr darf, gibt mit seiner Kassen-PIN frei, und unter Aktivitäten steht beim Verkauf oder Storno, wer es war.

Rolle einer Person ändern

1. 1

   Öffne Einstellungen → Team & Geräte → Mitarbeiter und tippe auf die Person

2. 2

   Wähle unter Zugang & Rechte die Rolle: Mitarbeiter, Rezeption oder Salonleitung

3. 3

   Tippe auf „Speichern“

Die eigene Rolle kann niemand selbst ändern – das macht jemand, der das Team verwalten darf. Vergeben kannst du nur Rollen, die nicht mehr dürfen als du.

Was darf ich selbst?

Jede Person sieht unter Einstellungen → Dein Profil → Meine Rechte, was ihre Rolle bei euch darf – zum Nachlesen, ändern lässt es sich dort nicht. Wer das Team verwalten darf, kommt von dort direkt zu „Rollen & Rechte“.

Inhaber wechseln

Es gibt genau einen Inhaber je Salon. Er kann nicht herabgestuft werden, und niemand wird per Rollenwahl zum Inhaber. Soll eine andere Person Inhaber werden:

1. 1

   Der bisherige Inhaber öffnet Einstellungen → Team & Geräte → Mitarbeiter und tippt auf die Person

2. 2

   Unter Zugang & Rechte tippt er auf „Inhaberschaft übertragen“

3. 3

   Er bekommt einen Code per E-Mail und bestätigt damit

4. 4

   Die Person ist jetzt Inhaber, der bisherige Inhaber bekommt die Rolle Salonleitung

Gut zu wissen

• Zwei Inhaber gleichzeitig gibt es nicht – gib der zweiten Person die Rolle Salonleitung, sie darf dann alles außer Abo und Rechnungen, Inhaberwechsel und Salon löschen
• Was eine Person kostet, hängt nicht an ihrer Rolle, sondern daran, ob sie im Kalender steht – siehe Was kostet ein weiterer Mitarbeiter?