Kunden-Merkmale: Behandlungen und Pakete für bestimmte Kunden freigeben

Damin markiert deine Kunden automatisch – und du entscheidest, was das bedeutet. Zum Beispiel: Eine Behandlung soll nur buchen können, wer schon einmal bei dir war. Oder jemand, der mehrfach nicht erschienen ist, soll keine langen Termine mehr online buchen.

Die sechs automatischen Merkmale

Damin vergibt sie jede Nacht selbst. Du stellst nur die Zahl ein:

• Neukundin – noch weniger als eine bestimmte Anzahl Termine gehabt (Voreinstellung: 1, also bis zum ersten Besuch; danach ist sie keine Neukundin mehr)
• Wiederkehrend – war schon da, aber noch keine Stammkundin; hat keine eigene Zahl, sondern liegt genau zwischen den beiden anderen
• Stammkundin – ab einer bestimmten Anzahl Termine (ab 5)
• Top-Kundin – die umsatzstärksten Kunden deines Salons (obere 10 %)
• Länger nicht da – seit so vielen Monaten kein Termin mehr (6 Monate)
• Mehrfach nicht erschienen – so viele Termine nicht wahrgenommen (3)

Die Voreinstellungen passen für die meisten Salons. Du kannst sie jederzeit ändern – Damin rechnet dann sofort neu, du siehst direkt, wen die neue Zahl trifft. Jede Nacht werden die Merkmale außerdem automatisch nachgeführt (neue Termine, Ausfälle, verstrichene Monate).

Ganz sperren statt je Behandlung

Soll jemand, der mehrfach nicht erschienen ist, gar nichts mehr online buchen? Dann brauchst du keine Regel an den Behandlungen. Öffne unter Einstellungen → Kunden → Merkmale das Merkmal „Mehrfach nicht erschienen" und schalte Sperrt die Online-Buchung ein. Das gilt sofort für alle Behandlungen – wer das Merkmal trägt, sieht beim Buchen nur den Hinweis, sich direkt bei dir zu melden. Der Name des Merkmals erscheint dabei nie. Das Merkmal steht dann in der Liste mit „Sperrt Buchung".

Dasselbe geht bei jedem eigenen Merkmal. Die Regel Nicht für Kunden mit an einer einzelnen Behandlung (siehe unten) ist für den anderen Fall gedacht: Die Kundin darf weiter kurze Termine buchen, nur die langen nicht. Ein Merkmal, das schon alles sperrt, bietet dir das Leistungsformular deshalb dort nicht mehr an.

Warum „Top-Kundin" mit Prozent rechnet: Ein fester Betrag wie 500 € bedeutet im Barbershop etwas anderes als im Kosmetikstudio. Der Anteil an deinen Kunden trägt in jedem Betrieb, ohne dass du eine Summe schätzen musst.

Eigene Merkmale

Du kannst zusätzlich eigene Merkmale anlegen und von Hand vergeben, zum Beispiel „Allergie besprochen" oder „Beratung erfolgt". Die vergibst du selbst – beim Anlegen oder Bearbeiten einer Kundin ganz oben im Formular, oder in der Kundenkarte. Die automatischen Merkmale stehen dort nicht zur Auswahl – die vergibt Damin selbst. Welche eine Kundin trägt, siehst du in der Kundenkarte.

Gesperrt ist ein festes Merkmal, das es in jedem Salon gibt: Es sperrt die Online-Buchung und wird nur in der Kundenkarte unter Zugang verwalten vergeben – dort siehst du beim Aufheben auch, welche Merkmale dabei entfernt werden. Es lässt sich nicht ausschalten, nicht löschen und nicht im Formular anhaken, damit eine Sperre nicht versehentlich verschwindet.

Im Aktivitätsprotokoll stehen alle Schritte, die jemand von Hand macht: Merkmal vergeben oder entfernt, Online-Buchung gesperrt oder freigegeben, Merkmal angelegt oder gelöscht. Die nächtliche Automatik schreibt dort nichts – das wären jeden Morgen viele Zeilen ohne Handlung eines Menschen.

Kundenpost an alle mit einem Merkmal

Beim Rundschreiben findest du unter Genauer einstellen den Punkt Mit Merkmal. Wähle dort zum Beispiel „Top-Kundin" oder dein eigenes „Nur nach Beratung" – dann geht die Nachricht nur an diese Kunden. Die übrigen Regeln (Abgemeldete, kürzlich Angeschriebene) gelten wie immer.

Wo du die Merkmale siehst

In der Kundenliste (am Handy als grauer Text mit Farbpunkt unter dem Namen, am Computer in der Spalte „Status“), in der Kundenkarte, und – am wichtigsten – im Termin-Fenster direkt unter dem Namen der Kundin. So siehst du „Mehrfach nicht erschienen" oder „Allergie besprochen" genau dann, wenn sie im Stuhl sitzt.

Behandlungen einschränken

Das ist der eigentliche Nutzen. Bei jeder Behandlung legst du fest, wer sie online buchen darf – unter Behandlungen die Behandlung öffnen, Abschnitt Wer darf das buchen?:

• Nur für Kunden mit einem Merkmal: Zum Beispiel Auffrischungen nur für Kundinnen, die schon einmal da waren. Trägst du mehrere ein, genügt eines davon.
• Nicht für Kunden mit einem Merkmal: Zum Beispiel keine Vier-Stunden-Termine für jemanden, der mehrfach nicht erschienen ist.

Wenn beides zusammentrifft, gewinnt der Ausschluss – auch bei jemandem, der oben erlaubt wäre. Eine Kundin kann ja mehrere Merkmale tragen. In der Leistungsliste liest sich das dann als „Nur für Stammkundin oder VIP, außer Länger nicht da".

Der Hinweis für Kunden: Bei einer eingeschränkten Behandlung kannst du einen Satz hinterlegen, der sagt, wer sie buchen kann – zum Beispiel „Nur nach einer Erstberatung bei uns". Er steht schon vorher an der Behandlung, damit Kunden selbst wissen, ob sich die Anmeldung lohnt. Lässt du ihn leer, nimmt Damin einen neutralen Text.

Pakete einschränken

Dasselbe geht bei Paketen. Öffne unter Leistungen → Pakete das Paket und tippe auf Nur für bestimmte Kunden – dort stehen Nur für Kunden mit und Nicht für Kunden mit, dazu der Hinweis für Kunden. So kann zum Beispiel jeder eine einzelne Massage buchen, das günstigere 5er-Paket aber nur eine Stammkundin kaufen.

• Die Regel am Paket gilt für den Online-Kauf des Pakets. Wer das Paket schon hat, bucht seine Termine daraus wie gewohnt. Im Salon verkaufst du es jedem – Damin zeigt dir beim Verkauf nur die Regel als Hinweis.
• Regeln an den Behandlungen im Paket gelten zusätzlich. Ist die Behandlung selbst auf Stammkunden begrenzt, kann auch das Paket nur eine Stammkundin kaufen.
• In der Liste der Pakete steht die Regel am Paket, genau wie in der Leistungsliste.

Damina hilft dabei

Schreib Damina zum Beispiel „Das 5er-Paket soll nur für Stammkunden sein“ oder „Die Vier-Stunden-Behandlung nicht für Kunden, die mehrfach nicht erschienen sind“. Sie zeigt dir eine Karte mit der Regel, und erst mit Bestätigen wird sie gespeichert. Ein neues eigenes Merkmal wie „Beratung erfolgt“ legt sie dir auf Wunsch vorher an.

So läuft es beim Buchen

Beim ersten Schritt weiß die Buchungsseite noch nicht, wer davorsitzt. Eine eingeschränkte Behandlung zeigt deshalb den Hinweis und Berechtigung prüfen. Ein Tippen darauf öffnet ein kleines Fenster: E-Mail-Adresse eingeben, Code aus der E-Mail eintippen – und sofort steht da, ob es klappt. Wenn ja, liegt die Behandlung im Warenkorb; wenn nicht, dein Hinweis und die geprüfte Adresse („Das bist nicht du? Andere E-Mail-Adresse"). Wer sich so ausgewiesen hat, muss beim Kontakt-Schritt nicht noch einmal E-Mail und Code eingeben.

Pakete kauft dein Kunde auf der Seite „Pakete“ deiner Website. Dort steht dein Hinweis am Paket; geprüft wird beim Kauf, wenn er E-Mail-Adresse und Code eingibt. Darf er das Paket nicht kaufen, liest er: „Dieses Paket kannst du online leider nicht kaufen. Frag gern direkt im Salon danach."