Ich verspäte mich – wartende Kunden informieren

Der Termin davor dauert länger, das Kind muss zum Arzt, der Zug steht: Wenn du dich verspätest, bekommen die Kunden, die heute noch kommen, mit zwei Tipps eine Nachricht. Die Termine bleiben dabei im Kalender stehen – es geht nur eine Info raus.

So meldest du eine Verspätung

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   Tippe auf „Ich verspäte mich". Den Knopf findest du an drei Stellen: auf der Übersicht in der Tageskarte (solange heute noch Termine anstehen), im Kalender hinter dem Plus-Symbol oben rechts – oder direkt an einem Termin von heute, wenn du ihn im Kalender antippst. Dann ist die Person dieses Termins schon ausgewählt.

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   Tippe bei Wer verspätet sich? auf das Bild der Person. Arbeitest du allein, entfällt die Frage. Angestellte sehen sie auch nicht – sie melden immer nur den eigenen Verzug.

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   Tippe auf die Minuten: 10, 15, 20 oder 30. Passt keine Zahl, wähle „Andere Zahl" und trage zwischen 5 und 240 Minuten ein.

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   Unter Diese Kunden warten noch stehen die Termine von heute, die noch anstehen – der laufende zuerst. Unter jedem Namen steht die alte und die ungefähre neue Uhrzeit, etwa 14:30 → ca. 14:50. Nimm den Haken weg bei allen, die keine Nachricht brauchen (zum Beispiel die Kundin, die gerade bei dir sitzt).

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   Tippe auf „… Kunden informieren". Der Knopf zeigt dir vorher, wie viele Nachrichten rausgehen.

Was die Kunden bekommen

• Per SMS, wenn eine Handynummer hinterlegt ist und dein SMS-Guthaben reicht: „Hallo Anna, kurze Info: dein Termin um 14:30 startet ca. 20 Min später. Komm gern entspannt später – bis gleich!"
• Per E-Mail mit demselben Inhalt, wenn eine Adresse da ist.
• Rechts neben jedem Namen steht, wie die Nachricht ankommt: SMS + Mail, nur SMS oder nur Mail. Kunden ohne beides stehen ausgegraut in der Liste, mit dem Grund daneben – etwa „E-Mail-Adresse ungültig", wenn eine frühere Mail an diese Adresse zurückkam, oder „Keine gültige Handynummer", wenn dort eine Festnetznummer oder ein Zahlendreher steht. Prüfe dann die Kundenkarte; bis dahin kannst du nur anrufen.

Gut zu wissen

• Nichts verschiebt sich. Die Uhrzeiten im Kalender bleiben, wie sie sind. Wer wirklich später dran ist, den verschiebst du wie gewohnt per Ziehen oder über den Termin.
• Es gibt keinen Rückgängig-Knopf: Sobald du auf „Kunden informieren" tippst, gehen die Nachrichten raus. Prüfe deshalb kurz die Liste.
• Reicht das SMS-Guthaben nicht für alle, sagt dir der Dialog das vorher. Die Betroffenen bekommen dann nur die E-Mail. Aufladen: Einstellungen → Nachrichten an Kunden → SMS-Guthaben.
• Holst du die Zeit doch nicht auf, meldest du die Verspätung einfach noch einmal mit einer neuen Zahl.
• Jede Meldung steht unter Aktivitäten – mit Person, Minuten, der Zahl der informierten Kunden und, falls jemand nicht erreichbar war, wie viele.