Termin wiederholen

Kommt eine Kundin in festem Rhythmus – jede Woche zur Lymphdrainage oder alle drei Wochen zum Auffüllen –, legst du mit „Wiederholen“ alle ihre Termine auf einmal an. Jeder Tag der Serie ist ein ganz normaler Termin in deinem Kalender.

So legst du eine Terminserie an

1. 1

   Tippe im Kalender auf „Neuer Termin“ oder auf eine freie Zeit

2. 2

   Wähle Kunde, Behandlungen, Mitarbeiter, Tag und Uhrzeit wie bei jedem Termin

3. 3

   Tippe unter Tag und Uhrzeit auf die Zeile „Wiederholen“ (rechts steht „Nie“) – das Fenster „Wiederholen“ geht auf

4. 4

   Wähle den Abstand: „Jede Woche“ oder „Alle 2 Wochen“ bis „Alle 6 Wochen“

5. 5

   Wähle das Ende:

   • „Bis auf Weiteres“ – die Serie läuft, bis du oder deine Kundin sie beendet
   • „Nach Anzahl“ – 2 bis 26 Termine; daneben steht, wann der letzte ist
6. 6

   Schau dir die Tage darunter an (siehe nächster Abschnitt) und tippe auf „Fertig“

7. 7

   Tippe auf „Termin erstellen“

Unter der Zeile „Wiederholen“ steht danach, wie viele Termine bis wann entstehen. Fehlt noch der Mitarbeiter, eine Behandlung oder die Uhrzeit, steht dort, was du zuerst wählen sollst – erst dann prüft Damin die Tage.

Jeder Termin der Serie liegt am selben Wochentag zur selben Uhrzeit, mit denselben Behandlungen beim selben Mitarbeiter – samt Variante, angepasstem Preis und eigener Einwirkzeit. Ein Treuerabatt gilt auch für Termine, die später dazukommen. Im Kalender erkennst du einen Serientermin am kleinen Wiederholen-Zeichen auf der Terminkarte.

Gut zu wissen

• Eine Serie braucht einen Kunden mit Kundenkarte – für Laufkundschaft geht es nicht.
• Gutscheine, Belohnungen, Produkte und Paketkäufe gehen nur bei einem einzelnen Termin. Trag sie nach dem Anlegen beim ersten Termin ein. Einen Geburtstagsgutschein schaltest du für die Serie aus – er bleibt für den nächsten Termin.
• Wer nur eigene Termine eintragen darf, legt Serien nur für sich selbst an.
• Eine Variante, die eine laufende oder angehaltene Serie nutzt, kannst du nicht löschen – nur ausschalten.
• Nur den nächsten Termin, ohne festen Rhythmus? Dafür gibt es den Folgetermin.

Tage, die nicht passen

Unter Abstand und Ende stehen alle Tage der Serie mit Uhrzeit. Ein Haken heißt: frei. Sonst steht dort, warum der Tag nicht passt:

• „Schon belegt“ – zu der Zeit liegt schon ein Termin. Darunter steht, welcher, zum Beispiel „Anna Müller · 17:00–18:00“
• „Abwesend“ – der Mitarbeiter hat an dem Tag Urlaub, ist krank oder hat die Stunden gesperrt
• „Arbeitet an diesem Tag nicht“ oder „Außerhalb der Arbeitszeit“ – laut Dienstplan. Darunter steht klein, wann der Mitarbeiter arbeitet, zum Beispiel „Arbeitet 09:00–18:00“
• „Salon geschlossen“ – ein Feiertag, an dem dein Salon zu hat
• „Externer Termin zu dieser Zeit“ – ein Eintrag aus deinem Google Kalender
• „Gerät belegt“ oder „Zu dieser Zeit nicht möglich“
• „Konnte nicht geprüft werden“ – Damin hat den Tag gerade nicht erreicht. Tippe auf „Erneut prüfen“

Tippe einen Tag an, der nicht passt – er klappt auf:

• Tag und Uhrzeit – oben steht eine Leiste mit dem Tag der Serie in der Mitte und drei Tagen davor und danach. Ist der Tag selbst voll oder zu, ist schon der nächste Tag gewählt, an dem deine Uhrzeit frei ist; Tage ohne freie Zeit stehen blass. Darunter stehen die freien Uhrzeiten des gewählten Tages, zuerst die acht, die deiner Uhrzeit am nächsten liegen. Tippe eine an, und der Termin kommt an diesem Tag zu dieser Uhrzeit – liegt er auf einem anderen Tag, steht darunter „Statt …“ mit dem alten Tag. Mit „Alle Zeiten“ siehst du den ganzen Tag wie in der Zeitwahl, auch die Zeiten, die nicht frei sind: Sie stehen blass da, und tippst du eine an, kommt der Termin trotzdem dorthin – außer ein Gerät ist belegt. Ohne Mitarbeiter gibt es keinen Dienstplan – dann stellst du die Uhrzeit von Hand ein
• „Trotzdem um …“ – der Termin kommt zur gewohnten Zeit in den Kalender, wie bei „Trotzdem erstellen“. Bei „Gerät belegt“ und „Zu dieser Zeit nicht möglich“ gibt es das nicht
• „Auslassen“ – an diesem Tag gibt es keinen Termin. Bei „Nach Anzahl“ kommt dafür hinten ein Tag dazu

Ein Termin auf einem anderen Tag behält seinen Platz in der Serie: Die Termine danach bleiben im gewohnten Rhythmus, und bei „Nach Anzahl“ bleibt die Anzahl gleich. Den ersten Termin legst du über Tag und Uhrzeit des Termins selbst.

Ein Tag, dessen Grund nur einmal vorkommt, ist schon aufgeklappt. Hast du dich vertan, tippst du den Tag noch einmal an: „Rückgängig“ oder „Doch eintragen“.

Mehrere Tage mit demselben Grund – zum Beispiel zwei Urlaubstage – stehen oben in einem grauen Kasten. Dort entscheidest du für alle auf einmal: „Alle trotzdem“ oder „Alle auslassen“. Bei Urlaub, Feiertagen oder belegten Tagen steht im Kasten auch, auf welchen Tag in der Nähe jeder Tag zur gewohnten Uhrzeit ginge, zum Beispiel „Nächste freie Tage um 10:00: Mi., 23. Dez. und Di., 29. Dez.“ – mit „Alle 2 dorthin verschieben“ legst du sie dorthin. Liegen mehrere Tage außerhalb der Arbeitszeit, passt meist die Uhrzeit der ganzen Serie nicht: Tippe auf „Uhrzeit ändern“ – Damin zeigt die Uhrzeiten, die an allen Tagen frei sind. Eine davon gilt dann für die ganze Serie, auch für den ersten Termin.

Noch kein Dienstplan: Ist der Dienstplan des Mitarbeiters noch nicht so weit eingetragen, steht an diesen Tagen grau „Noch kein Dienstplan“. Das ist kein Problem: Damin trägt die Tage trotzdem ein, du musst nichts entscheiden. Trägst du später Urlaub ein, fragt Damin wie bei jedem Termin, was mit ihm passieren soll. Einzelne Tage kannst du trotzdem auslassen.

Tippst du auf „Termin erstellen“, solange noch ein Tag offen ist, geht das Fenster „Wiederholen“ von selbst auf.

Änderst du danach die Anzahl oder das Ende, bleibt alles, was du entschieden hast. Änderst du Uhrzeit, Mitarbeiter, Behandlungen oder Dauer, bleiben die ausgelassenen Tage und die Tage, die du auf einen anderen Tag gelegt hast (dort zur neuen Uhrzeit) – an den übrigen kann jetzt ein anderer Grund stehen. Ein anderer erster Tag oder Abstand fängt von vorn an.

Für den ersten Tag fragt Damin beim Speichern nach, wie bei einem einzelnen Termin. Wird ein Tag zwischen Vorschau und Speichern doch noch vergeben, legt Damin die übrigen an und sagt dir zum Beispiel „5 von 6 Terminen angelegt“. Tippe dort auf „Jetzt entscheiden“ – der erste Termin geht auf, und der fehlende Tag steht in der Serie mit „Passt nicht“ (siehe „Die Serie im Termin“). Entscheidest du nicht gleich, fragt die Glocke nach.

Bis auf Weiteres

Bei „Bis auf Weiteres“ stehen die Termine immer zwölf Wochen im Voraus im Kalender. Was neu in diese zwölf Wochen rückt, trägt Damin jede Nacht von selbst ein. Deine Kundin bekommt dafür keine eigene Nachricht, aber vor jedem Termin ihre Erinnerung.

Fehlt für einen neuen Tag noch der Dienstplan, wartet Damin: Erst zwei Wochen vorher fragt die Glocke nach, bis dahin prüft Damin den Tag jede Nacht neu – oft steht der Dienstplan dann schon. Passt ein neuer Tag nicht, trägt Damin nichts ein und fragt dich in der Glocke, zum Beispiel „Serie Anja Sliti: Fr. 18.12. passt nicht“. Je Serie gibt es einen Eintrag, auch wenn mehrere Tage offen sind. Von selbst trägt Damin nie „trotzdem“ ein. Entscheidet bis zu dem Tag niemand, fällt er aus und steht in der Serie als „Nicht entschieden“.

Die Serie hält an, und die Glocke fragt „Serie … weiterführen?“, wenn:

• die letzten zwei vergangenen Termine ausgefallen sind – nicht erschienen oder von der Kundin abgesagt. Als Absage der Kundin zählt auch, wenn du im Absage-Fenster „Kunde hat abgesagt“ wählst. Sagst du aus einem anderen Grund ab – auch über Damina –, zählt das nicht. Kommende Termine, die die Kundin absagt (zum Beispiel wegen Urlaub), zählen erst, wenn der Tag vorbei ist
• es eine Behandlung oder Variante der Serie nicht mehr gibt, sie ausgeschaltet ist oder die Behandlung inzwischen Varianten hat

Arbeitet der Mitarbeiter der Serie nicht mehr im Salon, hält sie ebenfalls an. Weiterführen hilft dann nicht: Beende die Serie und leg sie bei einem anderen Mitarbeiter neu an.

Solange die Serie angehalten ist, kommen keine neuen Termine dazu. Was schon im Kalender steht, bleibt.

Die Serie im Termin

Öffnest du einen Termin der Serie (im Kalender antippen, dann „Details“), steht unter Tag und Uhrzeit die Serie – zum Beispiel „Termin 3 von 6 · Jede Woche“ oder „Jede Woche · bis auf Weiteres“, darunter, wie viele Termine noch kommen. Tippst du darauf, siehst du alle Tage mit ihrem Stand: erledigt, abgesagt, nicht erschienen, ausgelassen, „Passt nicht“ oder „Nicht entschieden“. Tippst du auf einen anderen Tag, springt der Kalender dorthin und öffnet diesen Termin. Tippst du in der Glocke auf „Serie ansehen“, ist die Liste gleich offen.

• Bei einem Tag mit „Passt nicht“ steht darunter dieselbe Leiste mit drei Tagen davor und danach, darunter die freien Zeiten des gewählten Tages. Tippe eine an und dann auf „Eintragen“ – oder auf „Auslassen“. Ein anderer Tag behält seinen Platz in der Serie. Wo es geht – etwa wenn der Mitarbeiter an dem Tag abwesend ist oder der Salon geschlossen hat –, steht dort auch „Trotzdem um …“: Der Termin kommt zur gewohnten Uhrzeit in den Kalender. Wählst du unter „Alle Zeiten“ eine blasse Uhrzeit oder stellst von Hand eine ein, die nicht frei ist, fragt Damin wie beim Verschieben, ob der Termin trotzdem kommen soll – mit dem Termin, der dort schon liegt. Mit „Abbrechen“ siehst du wieder die freien Zeiten. Deine Kundin erfährt davon nichts von selbst: Nach einer anderen Uhrzeit bietet Damin „Bestätigung schicken“ an, nach dem Auslassen „Nachricht schreiben“
• Ist die Serie angehalten, steht der Grund in der Zeile. Tippe auf „Weiterführen“ oder auf „Serie beenden“

Serie beenden

1. 1

   Öffne einen Termin der Serie und tippe in der Zeile der Serie auf „Serie beenden“

2. 2

   Liegt dieser Termin noch vor dir, wählst du „Ab diesem Termin“ (er wird mit abgesagt) oder „Nach diesem Termin“ (er bleibt)

3. 3

   Das Fenster zeigt, welche Termine abgesagt werden, zum Beispiel „6 Termine vom 30. Okt. bis 4. Dez. werden abgesagt – auch dieser Termin.“

4. 4

   Wähle wie beim Absagen, ob deine Kundin per E-Mail und/oder SMS Bescheid bekommt

5. 5

   Tippe auf „Serie beenden“

Deine Kundin bekommt eine Nachricht für alle abgesagten Termine, nicht eine je Termin. Danach siehst du, ob die Nachricht rausging. Hat sie weder E-Mail-Adresse noch Handynummer, steht das schon im Fenster – dann sag ihr selbst Bescheid.

Einen Termin der Serie ändern oder absagen

Jeder Termin der Serie ist ein normaler Termin: Du verschiebst ihn, änderst Behandlung, Preis oder Mitarbeiter und sagst ihn ab wie immer – das gilt dann nur für diesen einen Termin.

Kommen nach dem Termin noch weitere der Serie, fragt Damin beim Absagen: „Nur diesen“ oder „Diesen und alle folgenden“. Mit „Diesen und alle folgenden“ endet die Serie. Benachrichtigst du deine Kundin, bekommt sie eine Nachricht für alle abgesagten Termine statt einer je Termin. Bei „Nicht erschienen“ gibt es diese Wahl nicht.

Die Serie im Verlauf

Im Reiter „Verlauf“ eines Termins steht, wie er entstanden ist:

• am ersten Termin „… hat eine Terminserie angelegt“ mit Rhythmus und Anzahl
• an den weiteren „… hat den Termin mit der Serie angelegt“ und „Bestätigung kam mit dem ersten Termin“ – mit „Nachricht ansehen“ öffnest du diese Bestätigung
• an Terminen, die Damin nachts nachgelegt hat, „Automatisch angelegt – die Serie läuft bis auf Weiteres“
• nach dem Ende „… hat die Serie beendet“ und, wo nötig, an welchem Termin die Absage für alle stand

In den Aktivitäten steht eine Serie als eine Zeile, zum Beispiel „Terminserie für Sofia Peters angelegt · 13 Termine“. Auf der Kundenkarte steht unter „Nächster Termin“ der Rhythmus. Bei den neuen Terminen deines Tagesabschlusses zählt eine Serie einmal.

Was deine Kundinnen sehen

• Eine Bestätigung: Deine Kundin bekommt eine Bestätigung für die ganze Serie, nicht eine je Termin – zum Beispiel mit dem Betreff „6 Termine bestätigt: …“. In der E-Mail stehen alle Termine, die schon im Kalender sind; bei „Bis auf Weiteres“ steht dabei, dass laufend weitere dazukommen. Auch die SMS nennt die Serie. Hat der erste Termin schon begonnen – du trägst die Serie ein, während deine Kundin da ist –, kommt die Bestätigung mit dem nächsten Termin.
• Erinnerungen bekommt sie vor jedem Termin wie gewohnt.
• „Termin verwalten“ (der Link in jeder Nachricht) zeigt über dem Termin zum Beispiel „Teil einer Terminserie · Jede Woche · Termin 2 von 6“. Sagt sie dort ab, gilt das nur für diesen Termin – die anderen bleiben.
• In „Mein Konto“ steht an jedem Termin der Serie der Rhythmus, zum Beispiel „Jede Woche“, und der Knopf „Serie beenden“. Den Knopf gibt es nur, wenn unter Einstellungen → Online-Buchung → Buchungsregeln „Kunden dürfen selbst absagen“ eingeschaltet ist. Sonst steht in der Bestätigung, dass sie sich zum Beenden beim Salon meldet – mit deiner Telefonnummer.
• Serie beenden: Vorher sieht deine Kundin, welche Termine abgesagt werden. Ist der nächste Termin für eine Absage online schon zu kurzfristig (deine Frist zum Absagen), bleibt er stehen – im Fenster und in der E-Mail steht, dass sie dafür im Salon anrufen soll. Du bekommst eine Mitteilung „Terminserie beendet“.
• Einzelne Termine verschiebt oder sagt sie ab wie jeden anderen Termin.
• Online buchen kann deine Kundin keine Serie – die legst nur du an.