Abwesenheit eintragen – Pause, Urlaub, Krankheit

Ob eine Pause am Nachmittag, eine Fortbildung, ein Urlaub oder eine Krankmeldung: Alles, was einen Mitarbeiter nicht buchbar macht, trägst du an einer Stelle ein. Damin kümmert sich dann um zwei Dinge: Kunden können die Person online nicht mehr buchen, und du entscheidest, was mit schon gebuchten Terminen passiert.

So trägst du eine Abwesenheit ein

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   Öffne den Kalender und tippe auf das Plus-Symbol oben rechts, dann auf Abwesenheit. Oder tippe direkt auf eine freie Stelle im Kalender und wähle dort Abwesenheit – dann sind Tag und Uhrzeit schon vorbelegt.

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   Wähle bei Wer ist abwesend? den Mitarbeiter – oder Kompletter Salon, wenn der ganze Salon zu ist (zum Beispiel Betriebsferien).

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   Wähle ganz oben Ganze Tage (zum Beispiel Urlaub oder Krankheit) oder Stunden (zum Beispiel eine Pause oder ein Arzttermin).

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   Bei Ganze Tage legst du Von und Bis fest. Bei Stunden wählst du den Tag und darunter Von und Bis als Uhrzeit. Heute beginnt die Zeit automatisch zur nächsten Viertelstunde. Mit den Knöpfen 30 Min., 1 Std., 2 Std. und Bis Feierabend stellst du das Ende mit einem Tipp ein.

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   Schreib bei Im Kalender steht, worum es geht. Die Knöpfe über dem Feld setzen das mit einem Tipp ein: bei ganzen Tagen „Urlaub“, „Krank“ oder „Fortbildung“, bei Stunden „Pause“, „Arzttermin“ oder „Fortbildung“. Der Text steht später im Kalender auf dem Block.

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   Tippe auf Eintragen – oder auf Weiter, wenn im Zeitraum schon Termine liegen.

Was passiert mit bestehenden Terminen?

Liegen im gewählten Zeitraum schon Termine, zeigt Damin sie dir als Liste. Bei Stunden zählen nur Termine, die das Zeitfenster berühren. Zunächst bleiben alle Termine stehen – abgesagt wird nur, was du selbst auf Stornieren stellst. Bei mehreren Terminen stellst du oben mit Für alle alle auf einmal um. Für jeden Termin entscheidest du:

• Stornieren – Der Termin wird abgesagt. Der Kunde bekommt automatisch eine Nachricht mit dem Grund und einem Knopf, um sich einen neuen Termin zu buchen. Willst du nur einen Teil erstatten oder einen anderen Grund angeben, tippe beim Termin auf Absage anpassen… – dann öffnet sich das gewohnte Absage-Fenster, und der Termin wird sofort abgesagt.
• Übergeben – Der Termin bleibt zur gleichen Zeit bestehen, nur die Person wechselt. Damin zeigt dir nur Mitarbeiter an, die die gebuchten Leistungen anbieten und zu der Zeit wirklich frei sind. Der Kunde bekommt eine kurze Info, wer übernimmt.
• Vorerst behalten – Der Termin bleibt unverändert im Kalender, zum Beispiel wenn du den Kunden lieber erst anrufen möchtest. Du kannst ihn später jederzeit stornieren oder verschieben.

Was Damin automatisch erledigt

• Die Abwesenheit erscheint als Block im Kalender – ganze Tage oben in der Tagesleiste, Stunden im Zeitraster. Auf dem Block steht deine Notiz.
• Kunden können die abwesende Person für den Zeitraum nicht mehr online buchen.
• Du selbst bist nicht gesperrt: Willst du einen Termin doch auf einen freien Tag legen, fragt Damin kurz nach und trägt ihn nach deiner Bestätigung ein.
• Bei stornierten Terminen mit Produkten wird der Lagerbestand automatisch zurückgebucht.

Abwesenheit ändern oder entfernen

Tippe im Kalender auf den Block und dann auf Bearbeiten. Es öffnet sich dasselbe Fenster: Du kannst den Zeitraum, bei Stunden auch den Tag, die Uhrzeit oder den Text im Kalender anpassen oder die Abwesenheit mit Entfernen löschen. Wählst du bei Stunden einen anderen Tag, zieht die Sperre dorthin um, und Damin prüft die Termine am neuen Tag. Verlängerst du eine Abwesenheit, prüft Damin nur die neu hinzugekommenen Tage auf Termine.