Damina im Chat – WhatsApp-Nachrichten automatisch beantworten

Mit Damina im Chat beantwortet Damina die WhatsApp-Nachrichten deiner Kunden – auch abends und am Wochenende. Sie nennt Preise, Öffnungszeiten und freie Zeiten und trägt Termine direkt ein – wie deine Online-Buchung. Hast du „Online-Buchungen als Anfrage“ eingeschaltet, legt sie stattdessen eine Anfrage an, und du nimmst sie an oder lehnst sie ab.

Wann sie antwortet, was sie übernimmt und wem sie antwortet, stellst du selbst ein.

Was Damina im Chat übernimmt

• Sie beantwortet Fragen zu Öffnungszeiten (auch an Feiertagen und im Urlaub), Adresse und Ausstattung.
• Sie nennt deine Behandlungen mit Preis und Dauer. Gibt es Varianten, fragt sie nach der passenden.
• Sie schlägt freie Termine vor – höchstens sechs auf einmal, verteilt auf bis zu drei Tage. Wünscht sich der Kunde eine bestimmte Uhrzeit, nennt Damina die freien Zeiten, die dieser Uhrzeit am nächsten liegen – die Uhrzeit selbst, wenn sie frei ist.
• Bei einem mobilen Salon fragt sie zuerst, wohin du kommen sollst, und nennt nur Zeiten, zu denen du es rechtzeitig zum Kunden schaffst (siehe „Hausbesuch beim mobilen Salon“).
• Sie nennt dem Kunden seine eigenen kommenden Termine. Namen oder Termine anderer Kunden nennt sie nie.
• Auf Wunsch trägt sie den Termin ein – erst, wenn der Kunde mit „Ja“ zugestimmt hat (siehe „Termine eintragen – wie deine Online-Buchung“). Fehlt dafür etwas, das du bei der Online-Buchung verlangst (zum Beispiel der Nachname), fragt sie im Chat danach.
• Verlangst du bei der Online-Buchung eine Zahlung, trägt sie nichts ein und schickt den Link zu deiner Buchungsseite – dort bucht und bezahlt der Kunde selbst.
• Steht dieselbe Nummer bei mehreren Kunden, fragt sie zuerst nach dem Vornamen.

Sie hält sich an die Regeln deiner Online-Buchung

• Ist deine Online-Buchung ausgeschaltet oder startet sie erst später, nennt Damina keine freien Zeiten und trägt keine Termine ein. Sie sagt dem Kunden, dass das Team die Termine direkt vergibt, und gibt seinen Wunsch an dich weiter. Auf der Karte steht dann „Online-Buchung ist aus“ oder „Online-Buchung startet erst später“.
• Hast du „Nur Bestandskunden“ eingeschaltet, nennt sie neuen Kunden keine Zeiten und gibt ihren Terminwunsch an dich weiter.
• Behandlungen, die du über Kunden-Merkmale nur für bestimmte Kunden freigibst oder für bestimmte Kunden ausschließt, prüft Damina für jeden Kunden. Sie erkennt ihn an seiner WhatsApp-Nummer und an der Kundenkarte mit dieser Nummer. Darf er die Behandlung buchen, geht Damina vor wie bei jeder anderen. Darf er sie nicht buchen, sagt sie freundlich, dass sie ihm diese Behandlung leider nicht anbieten kann, und fragt, ob er eine andere möchte. Einen Grund nennt sie nicht – nur deinen Hinweis für Kunden, wenn die Buchungsseite ihn anzeigt.
• Tragen mehrere Kundenkarten dieselbe Nummer, nennt sie für solche Behandlungen keine Zeiten und gibt den Terminwunsch an dich weiter.
• Trägt der Kunde ein Merkmal, bei dem „Sperrt die Online-Buchung“ eingeschaltet ist, nennt sie ihm keine Zeiten und gibt seinen Terminwunsch an dich weiter.

Was sie nicht macht

• Ohne das „Ja“ des Kunden trägt sie keinen Termin ein.
• Absagen und Verschieben übernimmt sie nicht, sie gibt das Gespräch an dich weiter.
• Sie fragt nie nach Gesundheit, Allergien, Schwangerschaft oder der Haut. Kommt so ein Thema auf, gibt sie an dich weiter.
• Sie spricht nur über deinen Salon. Was nichts mit deinem Salon zu tun hat, beantwortet sie nicht.
• Sprachnachrichten, Bilder und Dateien öffnet sie nicht – auch dann gibt sie an dich weiter.

So schaltest du sie ein

1. 1

   Verbinde zuerst die WhatsApp-Nummer deines Salons (siehe WhatsApp mit Damin verbinden).

2. 2

   Öffne Einstellungen → Nachrichten an Kunden → WhatsApp.

3. 3

   Schalte „Damina im Chat“ ein.

4. 4

   Trag unter „So stellt sie sich vor“ bei „Name im Chat“ auf Wunsch einen Namen ein, zum Beispiel „Mia“ (bis zu 30 Zeichen). Darunter siehst du, wie ihre erste Antwort im Chat aussieht.

5. 5

   Nutzt du in der WhatsApp-Business-App eine Begrüßungsnachricht oder Abwesenheitsnachricht, schalte sie am Handy aus (WhatsApp Business › Einstellungen › Unternehmenstools). Die App schickt sie auch nach dem Verbinden – lässt du sie an, bekommt dein Kunde zwei Antworten: eine aus der App und eine von Damina.

Wann und wem sie antwortet und was sie übernimmt, wählst du direkt auf der Karte. Die Pause nach deiner eigenen Antwort, was nach den freien Antworten passiert, und „Was Damina noch wissen soll“ stehen unter „Weitere Einstellungen“ (siehe „Deine Einstellungen“). Du kannst es auch Damina im Dashboard sagen, etwa „Antworte im Chat nur, wenn der Salon geschlossen hat“. Bevor sie etwas ändert, zeigt sie dir eine Karte zum Bestätigen.

• Einschalten können Inhaber und Admins – im Browser und in der Damin-App.
• Die Funktion gibt es in der Testphase, in Pro und in Business.
• Oben auf der WhatsApp-Seite zeigt die Kachel „Damina in diesem Monat“ die Termine aus dem Chat und wie vielen Kunden sie geantwortet hat. Am Handy stehen die Kacheln in einer Zeile – ein Tippen öffnet sie.
• Die Karte „Damina im Chat“ siehst du erst, wenn deine WhatsApp-Nummer verbunden ist. Fehlt sie trotzdem, ist die Funktion für deinen Salon noch nicht freigeschaltet – wir schalten sie Schritt für Schritt frei.

Deine Einstellungen

Bis du etwas änderst, antwortet Damina immer und allen Kunden, übernimmt Fragen und Terminwünsche, macht nach deiner eigenen Antwort 12 Stunden Pause und antwortet auch nach den 1.000 freien Antworten weiter.

Wann sie antwortet

• „Immer“ – rund um die Uhr, auch während du geöffnet hast.
• „Nur außerhalb der Öffnungszeiten“ – während du geöffnet hast, bleiben neue Gespräche bei dir. Feiertage und eigene Schließtage, die du unter Einstellungen → Salon → Feiertage als geschlossen eingetragen hast, zählen als geschlossen. Hat Damina in einem Gespräch in den letzten 30 Minuten selbst geantwortet, führt sie es zu Ende, auch wenn dein Salon inzwischen geöffnet hat.

Was sie übernimmt

Du wählst „Fragen zum Salon“, „Terminwünsche“ oder beides – eins bleibt immer an.

• Nur „Fragen zum Salon“: Damina beantwortet Fragen zu Preisen, Öffnungszeiten, Anfahrt und den eigenen Terminen des Kunden. Freie Zeiten nennt sie nicht und trägt keine Termine ein – möchte jemand einen Termin, gibt sie das Gespräch an dich weiter.
• Nur „Terminwünsche“: Damina nennt freie Zeiten und trägt Termine ein. Was der Kunde für seinen Termin wissen muss – Preis, Dauer, Vorbereitung, Parken –, beantwortet sie beim Buchen und auch später, solange sein Termin noch bevorsteht. Andere Fragen zu deinem Salon gibt sie an dich weiter.
• Gibt sie etwas weiter, das sie nicht übernimmt, schreibt sie dem Kunden nur dann, dass sie seine Nachricht an dich weitergibt, wenn sie im Gespräch schon geschrieben hat. Sonst schreibt sie nichts, und du bekommst „… wartet auf deine Antwort“.

Wem sie antwortet

• „Allen Kunden“ – jedem, der deinem Salon auf WhatsApp schreibt.
• „Nur Kunden, die du schon kennst“ – Damina antwortet nur Kunden, die schon eine Kundenkarte bei dir hatten, bevor sie dir auf WhatsApp geschrieben haben, oder die schon einmal einen Termin bei dir hatten. Wer neu ist, bekommt von ihr keine Antwort, auch keine Begrüßung. Seine Nachricht kommt wie ohne Damina bei dir an: bei der Glocke und als Mitteilung aufs Handy.

Pause nach deiner eigenen Antwort

Schreibst du einem Kunden selbst, macht Damina in diesem Gespräch Pause – 1, 12 oder 24 Stunden, wie du es wählst. Mehr dazu unter „Wenn du selbst antwortest“.

Wenn die 1.000 freien Antworten aufgebraucht sind

• „Antwortet weiter“ – Damina antwortet weiter, und Meta berechnet jede weitere Antwort (siehe „Kosten“).
• „Pause bis Monatsende“ – sind in diesem Monat 1.000 Antworten über Damin rausgegangen, macht Damina Pause bis zum Monatsende; ab dem 1. antwortet sie wieder. Neue Nachrichten kommen in der Zeit wie ohne Damina bei dir an. Was du selbst aus Damin schickst, geht weiter raus – und Meta berechnet es.

Was Damina noch wissen soll

Hier trägst du ein, was nirgends sonst steht, zum Beispiel „Brautfrisuren nur nach einem Beratungstermin“ oder „Wir sprechen auch Türkisch“ (bis zu 2.000 Zeichen). Damina gibt es deinen Kunden weiter, wenn es passt.

Was du an anderer Stelle schon gepflegt hast, zeigt die Liste „Kennt Damina schon“: deinen Buchungshinweis und deine Terminhinweise (Einstellungen → Online-Buchung → Was Kunden sehen), den Hinweis zum Parken (Einstellungen → Salon → Allgemein), deine Öffnungszeiten (Einstellungen → Salon → Öffnungszeiten) und deine Frist zum Absagen (Einstellungen → Online-Buchung → Buchungsregeln). Damina liest sie jedes Mal dort, wo du sie gepflegt hast – änderst du dort etwas, weiß sie es sofort. Trag sie deshalb nicht noch einmal ein.

Was deine Kunden sehen

Die erste Antwort beginnt mit dem Hinweis, dass eine KI schreibt. Das verlangt seit August 2026 die KI-Verordnung der EU (die Regeln für künstliche Intelligenz). Gleich danach, im selben Absatz, antwortet Damina auf die Nachricht. Fragt Sarah bei einem Salon namens „Studio Rosa“, ob am Freitag etwas frei ist, sieht das etwa so aus:

Hallo Sarah, hier antwortet die KI-Assistenz von Studio Rosa. Am Freitag geht 10:00 oder 13:30 bei Lea – 60 Minuten. Was passt dir?

Den Vornamen nimmt Damina nur, wenn die Nummer zu genau einer Kundenkarte gehört – sonst beginnt sie mit „Hallo,“. Schreibt jemand Neues nur „Hallo“, sagt sie kurz, wobei sie helfen kann:

Hallo, hier antwortet die KI-Assistenz von Studio Rosa. Ich kann dir freie Termine nennen und deinen Wunsch ans Team geben – wobei kann ich helfen?

Übernimmt Damina nur Fragen zum Salon, lautet der zweite Satz: „Ich kann dir Fragen zum Salon beantworten und deinen Terminwunsch ans Team geben – wobei kann ich helfen?“

Hast du einen Namen eingetragen, etwa „Mia“, beginnt die Antwort mit „Hallo, hier ist Mia, die KI-Assistenz von Studio Rosa.“ Das Wort „KI-Assistenz“ steht immer dabei. „Damina im Chat“ heißt die Funktion nur bei dir im Dashboard – deine Kunden lesen „KI-Assistenz“ und den Namen, den du einträgst.

• Der Hinweis steht in der ersten Antwort und kommt nach 30 Tagen wieder.
• Fragt ein Kunde, ob er mit einem Menschen schreibt, sagt Damina ehrlich, dass eine KI schreibt, und hilft weiter. Ein Gespräch mit dir bietet sie nicht von sich aus an – sie gibt es an dich weiter, sobald er ausdrücklich darum bittet.
• Damina antwortet in der Sprache, in der der Kunde schreibt. Den Hinweis gibt es auf Deutsch, Englisch, Türkisch, Polnisch, Russisch und Vietnamesisch, in allen anderen Sprachen kommt er auf Deutsch.
• Schickt der Kunde mehrere kurze Nachrichten hintereinander, beantwortet sie alle zusammen mit einer Nachricht.
• Unter Nachrichten steht an ihren Antworten „von Damina“. Am Handy siehst du sie auch in der WhatsApp-Business-App.

Termine eintragen – wie deine Online-Buchung

Möchte ein Kunde einen Termin, fasst Damina ihn in einem Satz zusammen und fragt, ob sie ihn so eintragen soll. Darunter setzt Damin einen festen Satz mit den Links zu den AGB und zur Datenschutzerklärung deines Salons – sinngemäß derselbe Hinweis, der auf deiner Buchungsseite über dem Knopf steht:

Mit deinem „Ja“ buchst du den Termin. Es gelten die AGB und die Datenschutzerklärung des Salons. Du verlangst ausdrücklich, dass die Behandlung auch vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnt, und weißt, dass dein Widerrufsrecht mit vollständiger Erbringung erlischt.

Erst wenn der Kunde darauf mit „Ja“ antwortet, trägt Damina den Termin in deinen Kalender ein und sagt ihm, dass er steht. Für jeden weiteren Termin fragt sie wieder. Du siehst ihn im Kalender mit der Herkunft „WhatsApp“ und bekommst ihn bei der Glocke wie jeden neuen Termin aus deiner Online-Buchung. Auf der Karte steht dazu „Neue Termine: Direkt eintragen“.

• Unter Daminas Bestätigung setzt Damin die Links zur Widerrufsbelehrung und zum Widerrufen des Vertrags – und, wenn zur Behandlung ein Fragebogen gehört und keine Bestätigung per E-Mail rausgeht, den Link zum Fragebogen.
• Hat der Kunde eine E-Mail-Adresse auf seiner Kundenkarte, bekommt er die Bestätigung zusätzlich per E-Mail, so wie du es für Bestätigungen eingestellt hast – per SMS nicht, Bescheid hat er ja schon im Chat.

Mit „Online-Buchungen als Anfrage“: Hast du diesen Schalter eingeschaltet (Einstellungen → Online-Buchung → Wer buchen darf), legt Damina nach dem „Ja“ stattdessen eine Anfrage an und sagt dem Kunden, dass du sie noch bestätigst. Im festen Satz steht dann „Mit deinem ‚Ja‘ fragst du den Termin an.“ Die Anfrage erscheint wie jede Terminanfrage im Kalender und bei der Glocke, mit der Herkunft „WhatsApp“, und du nimmst sie an oder lehnst sie ab wie jede andere. Auf der Karte steht dann „Neue Termine: Erst von dir bestätigen“. Die Zeilen zum Widerruf und, wenn nötig, den Link zum Fragebogen bekommt der Kunde mit deiner Zusage.

• Antwortfrist: Ist bei dir „Online-Buchungen als Anfrage“ eingeschaltet, beantwortest du eine Anfrage aus dem Chat spätestens 30 Minuten vor Ablauf der 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden – meist hast du also gut 23 Stunden, bei einem nahen Termin weniger. Damina sagt dem Kunden, bis wann du antwortest. So erreicht ihn deine Antwort im WhatsApp-Chat, auch die automatische Absage, wenn du nicht rechtzeitig antwortest. Wir erinnern dich 3 Stunden vor Ablauf.
• Kommt deine Antwort doch erst nach den 24 Stunden – etwa, weil du die Anfrage verschoben hast –, bekommt er sie wie bei jeder Online-Anfrage per E-Mail oder SMS, so wie du es für Bestätigungen eingestellt hast.
• Hat der Kunde eine E-Mail-Adresse auf seiner Kundenkarte, bestätigt Damin ihm den Eingang der Anfrage zusätzlich per E-Mail.

Hausbesuch beim mobilen Salon

Kommst du als mobiler Salon zu deinen Kunden nach Hause (Einstellungen → Salon → Mobiler Salon), geht Damina im Chat vor wie deine Buchungsseite:

• Postleitzahl: Bevor sie Zeiten nennt, fragt sie nach der Postleitzahl des Kunden – oder, wenn Damin seine Adresse schon kennt, ob du wieder dorthin kommen sollst.
• Zeiten: Liegt die Postleitzahl in deinem Servicegebiet, nennt sie nur Zeiten, zu denen du es rechtzeitig zum Kunden schaffst – Fahrzeit und Pufferzeit eingerechnet. Dazu nennt sie die Anfahrt, gerechnet wie auf deiner Buchungsseite. Berechnest du keine Anfahrt, sagt sie, dass sie im Preis enthalten ist.
• Außerhalb des Servicegebiets: Damina sagt das freundlich und nennt keine Zeiten. Sie bietet an, bei dir nachzufragen, ob es trotzdem geht – nur wenn der Kunde das möchte, gibt sie das Gespräch an dich weiter.
• Adresse: Vor dem „Ja“ des Kunden braucht sie die genaue Adresse: Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort – Klingel oder Etage kann er dazuschreiben. In ihrer Zusammenfassung stehen Adresse und Anfahrt. Nennt er danach eine andere Adresse, fragt sie noch einmal nach seinem „Ja“.

Eine Adresse kennt Damin vom letzten Hausbesuch des Kunden oder aus seiner Kundenkarte – aber nur, wenn seine Nummer zu genau einer Kundenkarte gehört. Diese gespeicherte Adresse schreibt Damina nie in den Chat, denn eine Nummer kann auch einmal jemand anderem gehören.

Nach dem „Ja“ des Kunden trägt Damina den Termin mit Besuchsadresse und Anfahrt direkt in deinen Kalender ein – wie deine Online-Buchung. Hast du „Online-Buchungen als Anfrage“ eingeschaltet (Einstellungen → Online-Buchung → Wer buchen darf), legt sie stattdessen eine Anfrage an, die du annimmst oder ablehnst.

Übernimmt Damina nur „Fragen zum Salon“, nennt sie keine Zeiten – dass du zu deinen Kunden nach Hause kommst, weiß sie trotzdem.

Wann Damina antwortet – und wann nicht

Damina im Chat antwortet nicht auf jede Nachricht. Bevor sie schreibt, ordnet sie jede neue Nachricht ein – selbst antwortet sie nur bei Terminwünschen und Fragen zu deinem Salon, und nur bei dem, was sie laut „Was sie übernimmt“ übernimmt. Familie, Freunde oder Lieferanten, die dir auf der Salon-Nummer schreiben, bekommen so keine Antwort von ihr.

• Terminwunsch, etwa „Hast du Freitag Zeit?“: Damina nennt freie Termine und trägt auf Wunsch den Termin ein. Übernimmt sie keine Terminwünsche, gibt sie an dich weiter.
• Frage zu deinem Salon, etwa zu Preisen oder Öffnungszeiten: Damina antwortet. Übernimmt sie keine Fragen zum Salon, gibt sie an dich weiter.
• Änderung – der Kunde möchte einen Termin absagen oder verschieben: Damina fragt höchstens einmal nach (welcher Termin, welcher neue Wunsch) und gibt dann an dich weiter. Zusagen kann sie nichts.
• Beschwerde: Damina schreibt nichts und gibt das Gespräch an dich weiter.
• Privat, etwa von Familie oder Freunden: Damina schreibt nichts.
• Alles andere, etwa eine Rechnung, ein „Danke“ oder nur ein Sticker: Damina schreibt nichts.
• Unklar, etwa nur ein „Hallo“: Ist die Nummer neu für deinen Salon (noch kein Termin, noch kein Chat mit dir), schickt Damina nur die Begrüßung: den Hinweis, dass eine KI schreibt, und die Frage, wobei sie helfen kann. Sonst schreibt sie nichts.

Schreibt Damina nichts, kommt die Nachricht wie ohne sie bei dir an: bei der Glocke und als Mitteilung aufs Handy. Genauso ist es, wenn eine deiner Einstellungen sie gerade nicht antworten lässt – etwa während der Öffnungszeiten oder bei einem neuen Kunden.

Ist die Verbindung zu WhatsApp unterbrochen, kann Damina nicht antworten. Oben im Gespräch steht dann, dass die Verbindung unterbrochen ist, mit einem Knopf zum Neuverbinden; auf der WhatsApp-Seite steht „Die Verbindung zu WhatsApp ist unterbrochen“ – melde dich dort noch einmal bei Meta an. Solange Damina nicht antworten kann (Verbindung unterbrochen oder Zahlungsmethode fehlt), trägt sie auf der WhatsApp-Seite das Schild „Störung“; „Pausiert“ steht nur bei deiner eigenen „Pause bis Monatsende“.

Nach einer Störung holt Damina nichts von selbst nach. Sagt die WhatsApp-Seite während der Störung, dass die Nachrichten deiner Kunden weiter ankommen – etwa wenn nur die Anmeldung bei Meta abgelaufen ist –, bleiben sie in der Zeit nur unbeantwortet. Nach dem Neuverbinden steht dort dann „Während der Störung sind Nachrichten von … Kunden unbeantwortet geblieben“ mit „An Damina geben“: Ein Tippen, und Damina nimmt sie auf, solange WhatsApp eine Antwort erlaubt (bis 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden) – je Tippen die 20 ältesten. Den Knopf haben Inhaber und Admins, im Browser und in der Damin-App. War WhatsApp dagegen getrennt, kam in der Zeit nichts bei Damin an: Was Kunden da geschrieben haben, findest du am Handy in WhatsApp Business. Das holt Damina nicht nach – sie sieht nicht, was du dort schon beantwortet hast.

Das Schild in der Liste: Unter Nachrichten steht unter der letzten Nachricht ein Schild, wenn in einem Gespräch etwas für dich zu tun ist – „Anfrage“ mit der Zeit, die dir noch bleibt, „Wartet auf dich“ oder „Nicht zugestellt“. Von Daminas Einordnung zeigt die Liste nur „Beschwerde“ oder „Privat“, und nur zur letzten Nachricht des Kunden: Schreibt er wieder, verschwindet das Schild, bis Damina seine neue Nachricht eingeordnet hat. Alles, was auf dich wartet – offene Anfragen, „Wartet auf dich“, Beschwerden und Nachrichten, die nicht ankamen –, sammelt der Reiter „Für dich“ über der Liste. Solange Damina eine Nachricht liest, ihre Antwort schreibt oder sie sendet, steht in der Liste statt der letzten Nachricht „Damina schreibt …“. Im Gespräch selbst steht oben, was sie gerade tut – mit „Antwort abbrechen“ (siehe „Antwort abbrechen“).

Damina in einem Gespräch ausschalten

Soll Damina in einem Gespräch nie antworten – etwa bei einer Freundin, deren „Hast du morgen Zeit?“ sie für einen Terminwunsch halten könnte –, schalte sie dort aus:

1. 1

   Öffne das Gespräch unter Nachrichten.

2. 2

   Tippe oben rechts auf „Mehr“.

3. 3

   Tippe auf „Hier antwortet Damina nie“.

Am Namen steht dann „Ohne Damina“. Damina antwortet in diesem Gespräch nie und liest die Nachrichten dort auch nicht mit. Neue Nachrichten bekommst du wie ohne Damina: bei der Glocke und als Mitteilung aufs Handy. Soll sie wieder antworten, tippst du an derselben Stelle noch einmal darauf.

• Den Schalter haben Inhaber und Admins – im Browser und in der Damin-App.
• Er bleibt an, auch wenn du das Gespräch löschst.
• Schreibt dir jemand aus deinem Team, antwortet Damina nie und liest auch nicht mit – vorausgesetzt, seine Handynummer steht unter Einstellungen → Team & Geräte → Mitarbeiter.

Wann sie an dich übergibt

Damina gibt das Gespräch an dich weiter, wenn der Kunde ausdrücklich mit einem Menschen schreiben möchte, sich beschwert, nach Gesundheit fragt, einen Preis für etwas wissen will, das nicht in deiner Preisliste steht, einen Termin absagen oder verschieben möchte, eine Sprachnachricht oder ein Bild schickt oder etwas möchte, das sie laut „Was sie übernimmt“ nicht übernimmt – und wenn sie ihn zweimal nicht versteht oder etwas schiefgeht.

Hat sie in diesem Gespräch schon geschrieben, sagt sie dem Kunden einmal, dass sich das Team bald meldet – sonst schreibt sie ihm nichts. Von Damina bekommt dein Kunde blaue Haken nur, wenn sie ihm antwortet. Gibt sie seine Nachricht an dich weiter, ohne selbst zu antworten, bleibt sie ungelesen – auch in WhatsApp auf deinem Handy.

Das Gespräch steht unter Nachrichten mit „Wartet auf dich“, und Inhaber und Admins bekommen bei der Glocke und als Mitteilung aufs Handy „… wartet auf deine Antwort“ mit einer kurzen Zusammenfassung. Bis du antwortest, schweigt Damina in diesem Gespräch – höchstens 24 Stunden lang.

• Solange sie ein Gespräch selbst führt, bekommst du zu jeder Kundennachricht nur den Eintrag bei der Glocke. Eine Mitteilung aufs Handy kommt, sobald sie an dich übergibt.
• Die Mitteilungen aufs Handy stellst du unter Einstellungen → Dein Profil → Meine Benachrichtigungen bei „Nachricht vom Kunden“ ein oder aus. Der Eintrag bei der Glocke bleibt immer.

Antwort abbrechen

Kommt eine Nachricht, wartet Damina kurz, ob noch etwas nachkommt – meist 6 Sekunden, nach mehreren Nachrichten hintereinander bis zu 20 Sekunden. Dann liest sie die Nachricht, schreibt ihre Antwort und schickt sie. Was sie gerade tut, steht oben im Gespräch unter dem Namen – an derselben Stelle wie ihre Pause:

• „Antwortet in 6 Sekunden“ (am Handy „Antwortet in 6 Sek.“): Sie wartet noch, ob der Kunde weiterschreibt. Nach mehreren Nachrichten hintereinander steht dort „Wartet, ob noch etwas kommt – antwortet in 18 Sekunden“.
• „Liest die Nachricht …“, „Formuliert gerade eine Antwort …“, „Schickt die Antwort …“: Ihr Zeichen dreht sich dabei.

Möchtest du lieber selbst antworten, tippe rechts in dieser Zeile auf „Antwort abbrechen“ (am Handy „Abbrechen“). Damina schickt auf diese Nachricht dann nichts, und oben steht „Antwort abgebrochen – du kannst selbst schreiben“, bis die nächste Nachricht im Gespräch kommt. Auf die nächste Nachricht des Kunden antwortet sie wieder – schreibst du selbst, macht sie wie gewohnt Pause (siehe „Wenn du selbst antwortest“).

• Abbrechen geht, bis Damina ihre Antwort schickt. Steht schon „Schickt die Antwort …“, gibt es den Knopf nicht mehr. War die Antwort im selben Moment schon unterwegs, steht kurz „Zu spät – die Antwort war schon unterwegs“.
• Hatte Damina schon einen Termin eingetragen, bleibt er stehen – nur ihre Bestätigung im Chat geht nicht raus. Die Zeile sagt dir das gleich darunter, zum Beispiel: „Damina hatte schon einen Termin eingetragen: Fr., 16. Okt., 11:00 – er steht im Kalender, im Chat hat Lena noch keine Bestätigung bekommen.“ Mit „Termin ansehen“ öffnest du ihn im Kalender. Schreib dem Kunden selbst, ob der Termin passt, oder sag ihn im Kalender ab. Hast du „Online-Buchungen als Anfrage“ eingeschaltet, war es eine Anfrage: Sie wartet im Kalender auf deine Bestätigung, und der Knopf heißt „Anfrage ansehen“. Hat der Kunde eine E-Mail-Adresse auf seiner Kundenkarte, kann er die Bestätigung per E-Mail schon bekommen haben.
• Solange Damina antwortet, bietet das Schreibfeld „Auf die Nachricht antworten“ nicht an – sonst kämen zwei Antworten von ihr. Nach dem Abbrechen ist es wieder da.
• Den Knopf haben Inhaber und Admins – im Browser und in der Damin-App.

Eine Antwort melden

War eine Antwort von Damina daneben – eine falsche Auskunft, ein falscher Termin, ein unpassender Ton –, kannst du genau diese eine Antwort an Damin melden. Wir sehen sie uns an und verbessern Damina. Den übrigen Chat liest Damin nicht mit.

1. 1

   Tippe im Gespräch auf die Antwort von Damina. Es öffnet sich das Fenster der Nachricht.

2. 2

   Tippe unten auf „Antwort melden“.

3. 3

   Du siehst genau den Ausschnitt, der an Damin geht: die Antwort, die Nachrichten des Kunden direkt davor (höchstens fünf aus den 24 Stunden davor) und – wenn sie von Damina war – ihre Nachricht davor. Den übrigen Verlauf, die Kundenkarte, Termine und Bilder bekommt Damin nicht.

4. 4

   Wähle, was falsch war: Falsche Auskunft, Falscher Termin, Unpassender Ton, Hätte an dich übergeben sollen oder Anderes. Darunter kannst du einen Satz dazuschreiben, zum Beispiel was Damina hätte sagen sollen. Beides ist freiwillig.

5. 5

   Tippe auf „An Damin melden“.

Im Fenster steht danach „Am … an Damin gemeldet“. Mit „Zurückziehen“ daneben löschst du die Meldung sofort.

• Melden ändert nichts an Damina in diesem Gespräch – sie macht keine Pause und übergibt nicht. Soll sie dort nicht mehr antworten, schalte sie für das Gespräch aus (siehe „Damina in einem Gespräch ausschalten“).
• Melden geht bis 30 Tage nach der Antwort. Damin löscht die Meldung 30 Tage nach dem Melden. Löschst du vorher die Antwort, das Gespräch oder den Kunden, ist auch die Meldung weg.
• Den Knopf haben Inhaber und Admins – im Browser und in der Damin-App.

Wenn du selbst antwortest

Schreibst du einem Kunden selbst – in Damin oder am Handy in der WhatsApp-Business-App –, macht Damina in diesem Gespräch so lange Pause, wie du bei „Pause nach deiner eigenen Antwort“ gewählt hast: 1, 12 oder 24 Stunden. Bis du etwas anderes wählst, sind es 12 Stunden. Oben im Gespräch steht dann neben Daminas Zeichen zum Beispiel „Macht Pause bis 19:30: Du hast selbst geschrieben“, am Handy kurz „Pause bis 19:30“. Tippst du auf den Satz, steht darunter die ganze Erklärung. Soll sie sofort weitermachen, tippe auf „Wieder einschalten“ (am Handy „Einschalten“) – das geht auch, wenn sie an dich übergeben hat. Wartet noch eine Nachricht des Kunden, steht danach kurz „Sieht sich die letzte Nachricht an …“, und Damina antwortet gleich; sonst „Eingeschaltet – antwortet auf die nächste Nachricht“.

Automatische Nachrichten wie Terminbestätigungen und Erinnerungen lösen keine Pause aus.

Grenzen

• Höchstens 20 Antworten von Damina je Gespräch und Tag. Danach sagt sie dem Kunden, dass sich das Team meldet, und gibt an dich weiter.
• Höchstens 300 Antworten von Damina je Salon und Tag. Danach antwortet sie bis zum nächsten Tag nicht mehr; die Nachrichten kommen wie gewohnt unter Nachrichten an.
• Manche Kunden verbergen in WhatsApp ihre Nummer und zeigen nur einen Benutzernamen. Ihnen kann Damin noch nicht antworten, auch Damina nicht – antworte am Handy in der WhatsApp-Business-App.
• Nachrichten aus der WhatsApp-App für Windows kommen nur am Handy an, nicht in Damin. Darauf antwortet Damina nicht.

Kosten

Von Damin kommt für Damina im Chat zurzeit kein Aufpreis dazu. Meta – die Firma hinter WhatsApp – berechnet aber Antworten über Damin, also alles, was über Damin an WhatsApp rausgeht, auch die Antworten von Damina:

• Die ersten 1.000 Antworten im Monat sind bei Meta frei.
• Was jede weitere Antwort kostet, steht unter Einstellungen → Nachrichten an Kunden → WhatsApp.
• Dort zeigt die Kachel „Antworten in diesem Monat“, wie viele der 1.000 freien Antworten schon verbraucht sind – getrennt nach Damina, deinen Antworten aus dem Dashboard und Termin-Nachrichten. Ab 800 erinnert dich Damin dort mit „Bald sind die freien Antworten aufgebraucht“ daran, bei Meta eine Zahlungsmethode zu hinterlegen.
• Damin zählt nach der Zeitzone deines Salons, Meta nach der Zeitzone deines Meta-Kontos. Am Monatsanfang und am Monatsende kann die Zahl deshalb etwas abweichen.
• Damina schreibt kurz und schickt je Antwort nur eine Nachricht. Was du am Handy in der WhatsApp-Business-App schreibst, berechnet Meta nicht.
• Soll Damina nicht über die freien Antworten hinaus antworten, wähle bei „Wenn die 1.000 freien Antworten aufgebraucht sind“ die „Pause bis Monatsende“.

Datenschutz

• Damin verarbeitet die Chats in deinem Auftrag, wie alle Daten deiner Kunden (Auftragsverarbeitung nach der Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO). Damin nutzt sie für nichts anderes – keine Auswertung, keine Werbung.
• Die Antworten schreibt eine KI des Anbieters Anthropic. Sie bekommt die letzten Nachrichten des Gesprächs (höchstens 30, aus den letzten sieben Tagen), den Vornamen und die kommenden Termine dieses Kunden sowie die Angaben deines Salons – nie Daten anderer Kunden. Anthropic steht als Dienstleister in unserem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Zu jeder Antwort von Damina speichert Damin ein Protokoll für die Fehlersuche. Es wird nach 30 Tagen gelöscht.
• Meldest du eine Antwort, sehen Mitarbeiter von Damin genau den Ausschnitt aus dem Fenster und das Protokoll dazu – sonst nichts aus dem Chat. Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, die auf der Kundenkarte stehen, blenden wir dabei im Text aus. Die Meldung wird 30 Tage nach dem Melden gelöscht; das steht auch in unserem Vertrag zur Auftragsverarbeitung und in der Datenschutzerklärung deiner Website.
• Sobald du Damina im Chat einschaltest, steht in der Datenschutzerklärung deiner Website ein eigener Abschnitt „WhatsApp und automatische Antworten“.

Wie du WhatsApp-Nachrichten selbst liest und beantwortest, steht im Artikel WhatsApp-Nachrichten lesen und beantworten.