Telefonassistent

Der Damin Telefonassistent beantwortet Anrufe automatisch – rund um die Uhr. Er stellt sich zu Beginn jedes Gesprächs als KI-Assistent vor, das verlangt das Gesetz. Danach klingt er wie ein freundlicher Kollege.

Was kann der Assistent?

• Anrufe entgegennehmen, wenn du beschäftigt bist oder der Salon geschlossen ist
• Termine automatisch buchen, verschieben und absagen – mit deinen Storno- und Umbuchungsfristen. Hast du unter Einstellungen → Online-Buchung → Buchungsregeln „Kunden dürfen selbst absagen" oder „Kunden dürfen selbst verschieben" ausgeschaltet, macht der Assistent das auch nicht und sagt dem Anrufer, dass das nur direkt mit dir geht
• Ist bei dir „Termine bestätigen" eingeschaltet, nimmt der Assistent eine Anfrage auf statt eines festen Termins und sagt dem Anrufer, bis wann du antwortest. Du nimmst sie an oder lehnst sie ab wie jede andere Anfrage
• Häufige Fragen beantworten (Öffnungszeiten, Preise, Leistungen)
• Wichtige Anliegen an dich weiterleiten
• Einen Rückruf für dich aufnehmen: Kann er etwas nicht erledigen – zum Beispiel einen Termin, den nur du vergibst –, fragt er, ob du dich melden sollst. Sagt der Anrufer ja, bekommen Inhaber und Admins eine Meldung in der Glocke und eine Mitteilung aufs Handy, mit Name, Nummer und Anliegen. Die Mitteilung schaltest du in deinem Profil unter Meine Benachrichtigungen → Nachricht vom Kunden an oder aus

Der Assistent bucht nach deinen Regeln der Online-Buchung

• Er bietet nur Behandlungen an, die online buchbar sind. Was du online ausgeschaltet hast oder nur im Paket oder nur als Zusatz anbietest, nennt er nicht
• Behandlungen, die du über Kunden-Merkmale nur für bestimmte Kunden freigibst oder für bestimmte Kunden ausschließt, prüft er für jeden Anrufer. Den Anrufer erkennt er an der Nummer, von der er anruft, und an der Kundenkarte mit dieser Nummer. Darf er die Behandlung buchen, bucht der Assistent sie wie jede andere. Darf er sie nicht buchen, sagt der Assistent freundlich, dass er ihm diese Behandlung leider nicht anbieten kann, und fragt, ob er eine andere möchte. Einen Grund nennt er nicht – nur deinen Hinweis für Kunden, wenn die Buchungsseite ihn anzeigt. Weiß er nicht sicher, wer anruft – bei unterdrückter Nummer oder wenn mehrere Kundenkarten dieselbe Nummer tragen –, sagt er, dass du diese Termine selbst vergibst, und bietet einen Rückruf an
• Hast du „Nur Bestandskunden“ eingeschaltet, bucht er nur für Kunden, die schon bei dir waren. Neuen Anrufern bietet er einen Rückruf an
• Ist deine Online-Buchung ausgeschaltet, trägt er keine Termine ein, sagt freundlich, dass du die Termine selbst vergibst, und bietet einen Rückruf an
• Kommst du als mobiler Salon zu deinen Kunden nach Hause, trägt er keine Termine ein: Welche Zeiten passen, hängt an der Adresse und der Anfahrt. Er sagt das freundlich und bietet einen Rückruf an
• Einen Wunsch-Mitarbeiter sucht er nur unter denen, die die Behandlung machen
• Er fragt nach Vor- und Nachname, bevor er bucht
• Er nennt dieselben freien Uhrzeiten wie deine Buchungsseite – auch mit Lücken vermeiden, wenn du es eingeschaltet hast – und bucht nur eine Uhrzeit, die er dem Anrufer vorher genannt hat
• Deine Stornofrist und deinen Buchungshinweis nennt er vor dem Buchen
• Die Bestätigung kommt immer per SMS. Steht in der Kundenkarte eine E-Mail-Adresse und verschickst du Bestätigungen per E-Mail, kommt die Bestätigungsmail dazu – mit Widerrufsbelehrung, Vorbereitungshinweisen und der Einladung zu deinen Fragebögen

So bekommst du den Assistenten

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   Klappe in der Seitenleiste Kunden gewinnen auf und wähle Telefonassistent

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   Du siehst eine Übersicht, was der Assistent kann

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   Tippe auf „Unverbindlich anfragen" – das kostet nichts und verpflichtet dich zu nichts

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   Wir melden uns bei dir und richten eine eigene Telefonnummer für deinen Salon ein. Sobald sie bereit ist, bekommst du eine E-Mail und eine Mitteilung im Dashboard

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   Tippe dann auf „Jetzt aktivieren" – du wirst zur Zahlung weitergeleitet (Stripe)

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   Danach bekommst du deine eigene Telefonnummer

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   Richte die Weiterleitung von deiner Salon-Nummer ein

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   Teste den Assistenten mit einem Proberanruf

Ist der Assistent für deinen Salon schon freigegeben, siehst du gleich „Jetzt aktivieren". Eine Anfrage kannst du jederzeit mit „Anfrage zurückziehen" zurücknehmen. Einrichten und bezahlen können nur Inhaber und Admins.

Kosten

Gesprächsminuten zahlst du nur für tatsächlich entgegengenommene Anrufe. Es gibt keine Mindestlaufzeit.

Anrufstatistiken

Dort siehst du:

• Anzahl der Anrufe der letzten 30 Tage (als Diagramm)
• Liste der letzten Anrufe mit Datum, Dauer und Status
• Gesprächsprotokolle (werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht)
• Gesamtkosten des aktuellen Monats

Status deines Assistenten

Gut zu wissen

• Der Assistent ist ein optionales Add-on – du kannst ihn unabhängig von deinem Plan nutzen
• Du kannst ihn jederzeit anfragen und nach der Freigabe aktivieren, pausieren oder kündigen