Monatsabschluss zum Selbermachen: Lexware Office, sevDesk und ELSTER

Buchst du selbst – mit Lexware Office, sevDesk, einem anderen Buchhaltungsprogramm oder ohne Programm direkt in ELSTER –, lädst du jeden Monat einen fertigen Monatsabschluss herunter: deine Einnahmen, dein Bargeld, die Auszahlungen von Stripe und alle Belege des Monats in einer ZIP-Datei.

So lädst du den Monatsabschluss herunter

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   Gehe im Menü unter Finanzen zu Berichte und öffne den Reiter „Buchhaltung“

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   Beim ersten Mal fragt Damin „Wer macht deine Buchhaltung?“ – tippe auf „Ich buche selbst“

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   Wähle oben den Monat

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   Tippe im Monatspaket beim „Monatsabschluss zum Selbermachen“ auf „Herunterladen“

Du bekommst eine ZIP-Datei. Am iPhone öffnest du sie in der App Dateien mit einem Tipp, am Computer mit einem Doppelklick.

Gut zu wissen

• Hast du dich vertan, tippst du oben im Reiter auf „Ändern“ und wählst neu. Die Antwort gilt für den ganzen Salon; ändern kann sie, wer die Salon-Einstellungen ändern darf.
• Hast du Beraternummer und Mandantennummer für DATEV schon eingetragen, fragt Damin nicht, sondern zeigt die Dateien für deine Steuerberatung. Mit „Ändern“ kommst du trotzdem zum Monatsabschluss zum Selbermachen.
• Den Monatsabschluss gibt es mit dem Plan Business, wie alle Dateien zum Herunterladen.
• Fehlt für einen Tag mit Kassenbons der Tagesabschluss (Z-Bon), geht der fertige Abschluss noch nicht. Damin sagt dir, wie viele Tage fehlen, und bietet „Als Entwurf herunterladen“ an. Der Entwurf ist zum Ansehen, nicht zum Buchen: Mach den Tagesabschluss in der Kassen-App und lade den Abschluss danach noch einmal herunter.

Was ist in der ZIP-Datei?

• Übersicht (PDF) – alle Summen des Monats auf einer Seite. Lade sie in deinem Programm als Beleg „Einnahmen Oktober 2026“ (mit deinem Monat) hoch.
• Einnahmen je Tag (Excel) – das Geld je Tag und Zahlungsart, zum Prüfen und Abtippen
• Bareinnahmen (Liste) – dein Bargeld je Tag; mit der Damin-Kasse auch Einlagen und Entnahmen. Diese Liste liest du ins Kassenbuch deines Programms ein.
• Auszahlungen (Excel) – was in jeder Auszahlung von Stripe steckt: Zahlungen, Erstattungen, Gebühren an Stripe und Gebühren an Damin
• Ordner „belege“ – jeder Tagesabschluss (Z-Bon) deiner Kasse, die Rechnungen deiner Online-Zahlungen und die Rechnung von Damin über die Damin-Gebühr als PDF
• LIESMICH – eine kurze Anleitung für Lexware Office, sevDesk und ELSTER

Was es bei dir nicht gibt, fehlt in der ZIP: Ohne Damin-Kasse gibt es keine Z-Bons, ohne Online- und Kartenzahlung keine Auszahlungen, ohne Bargeld keine Bareinnahmen. Die Dateien sind immer auf Deutsch.

Was steht in der Übersicht?

• Geld eingenommen – was im Monat wirklich bei dir angekommen ist, je Zahlungsart. Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung zählt Geld, wenn es kommt (Zuflussprinzip). Verkaufte Gutscheine zählen deshalb schon beim Verkauf, eingelöste Gutscheine und Treuepunkte nicht – dabei kommt kein neues Geld. Trinkgeld, das du selbst bekommst, ist enthalten. Erstattungen sind abgezogen.
• Trinkgeld für dein Team – steht für sich. Du gibst es nur weiter, es gehört nicht zu deinen Einnahmen.
• Umsätze für die Umsatzsteuer – netto und Steuer je Steuersatz, für deine Umsatzsteuer-Voranmeldung. Die Umsatzsteuer hat eigene Regeln: Ein Gutschein für verschiedene Leistungen wird erst beim Einlösen versteuert. Deshalb weicht dieser Block von „Geld eingenommen“ ab. Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, steht hier stattdessen dein Umsatz für die Grenze (im Vorjahr höchstens 25.000 €, im laufenden Jahr höchstens 100.000 €).
• Kosten – die Gebühren an Stripe und an Damin, getrennt, und wo die Rechnung zu jeder liegt
• Nicht enthalten – Termine ohne erfasste Zahlung: Ob und wie sie bezahlt wurden, weiß Damin nicht. Dazu Einnahmen aus anderen Kassen.
• Kassenstand – mit der Damin-Kasse dein Bargeld am Anfang und am Ende des Monats

Bargeld ins Kassenbuch

Deine Kasse zeichnet jeden Verkauf einzeln auf, gesichert mit der TSE – das ist die Aufzeichnung, die das Finanzamt sehen will. Die Liste Bareinnahmen überträgt nur die Tagessummen in dein Buchhaltungsprogramm.

• Lexware Office ab dem Paket L: Barzahlungen im Kassenbuch erfassen.
• Lexware Office S und M: Lege einmal ein Konto ohne Anbindung an (etwa „Kasse Damin“) und lies dort einmal im Monat die Bareinnahmen ein. Lexware Office prüft beim Einlesen nicht auf doppelte Zeilen – lies jede Liste nur einmal ein.
• sevDesk: Einnahmen als Beleg anlegen und als bar bezahlt markieren oder die Bareinnahmen über ein eigenes Zahlungskonto einlesen. Beim ersten Mal ordnest du die Spalten zu.
• Ohne Buchhaltungsprogramm (ELSTER): Sammle die Übersicht jedes Monats. Für die Steuererklärung zählst du die Summen des Jahres zusammen.

Die Menüs der Programme ändern sich hin und wieder. Wie es genau geht, steht in der Hilfe von Lexware Office und sevDesk.

Die Buchung „Stripe“ auf deinem Bankkonto

Karten- und Online-Zahlungen überweist Stripe gesammelt, abzüglich der Gebühren. Auf deinem Konto steht dann zum Beispiel nur „Stripe 412,30 €“. Die Datei Auszahlungen teilt jede Auszahlung auf: Zahlungen als Einnahme, Erstattungen als Minus, Gebühren an Stripe und an Damin als Ausgabe. Zusammen ergibt das den Betrag auf deinem Konto.

• Eine Kartenzahlung zählt am Tag der Zahlung – so stehen sie auch in Kasse, Z-Bon und Berichten. Was am Monatsende noch nicht ausgezahlt war, steht unter „Im Monat eingenommen, noch nicht ausgezahlt“. Manche buchen Kartenzahlungen erst mit der Auszahlung; wichtig ist, dass du es jedes Jahr gleich machst.
• Die Rechnung über die Gebühren von Stripe lädst du in deinem eigenen Stripe-Konto herunter.
• Stripe sitzt in Irland. Für diese Gebühren schuldest du die Umsatzsteuer meist selbst (§ 13b UStG) – auch mit der Kleinunternehmerregelung. Manche sehen die Gebühren als steuerfreien Zahlungsverkehr.
• Über die Gebühren an Damin bekommst du nach Monatsende eine Rechnung. Sie liegt im Ordner „belege“ (Datei „Damin_Gebuehr_…“) und steht unter Einstellungen → Abo & Verwaltung → Damin-Abo. Damin ist Kleinunternehmer und berechnet keine Umsatzsteuer – Vorsteuer steckt darin nicht. Lädst du den Abschluss, bevor sie da ist, steht bei den Kosten „folgt nach Monatsende“; lade ihn dann später noch einmal.
• Zahlungen „Außerhalb bezahlt“ (eigenes Kartenterminal, SumUp) kommen über deinen Anbieter aufs Konto. Ihre Gebühren und Auszahlungen stehen nur dort.

Aufbewahren

Belege bewahrst du mindestens acht Jahre auf, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre (§ 147 AO). Lade den Abschluss am besten jeden Monat herunter und leg die ZIP-Datei zu deinen Unterlagen.

Damina fragen: Damina beantwortet Fragen zu deinen Zahlen, zum Beispiel „Wie viel Bargeld habe ich im Oktober eingenommen?“. Die Datei selbst lädst du hier herunter.

Mehr dazu: Berichte und Monatspaket