Guthaben von Kunden übernehmen

Hat ein Kunde bei dir noch Geld gut, das er schon vor Damin bezahlt hat – etwa einen Gutschein aus deiner alten Software oder einen Papiergutschein –, übernimmst du es als Guthaben direkt auf seine Kundenkarte. Damin bietet es ihm danach beim nächsten Termin und bei der Online-Buchung von selbst an.

So übernimmst du ein Guthaben

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   Gehe im Menü unter Preisliste zu Gutscheine

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   Tippe auf „Guthaben übernehmen"

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   Wähle den Kunden

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   Gib den Betrag ein, der noch offen ist

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   Prüfe „Gültig bis": Vorgabe ist der 31.12. des dritten Jahres. Steht auf dem alten Gutschein ein früheres Datum, nimm das. Mit „Unbegrenzt gültig" läuft das Guthaben nie ab

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   Trag unter Notiz ein, woher das Guthaben kommt, zum Beispiel die Nummer des alten Gutscheins. Die Notiz sehen nur Inhaber und Admins

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   Tippe auf „Guthaben übernehmen"

Danach siehst du den Code des Guthabens, er beginnt mit GH-. In der Gutschein-Liste steht der Eintrag mit „Übernommen" und dem Namen des Kunden. Bei Beträgen über 500 € fragt Damin einmal nach, damit sich kein Tippfehler einschleicht.

Hat ein Kunde mehrere alte Gutscheine, übernimm jeden einzeln. Damin zeigt sie zusammen als ein Guthaben und rechnet zuerst den an, der am frühesten abläuft.

Kunde legt den alten Gutschein im Salon vor

Im ersten Jahr mit Damin geht das auch direkt im Termin:

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   Öffne den Termin im Kalender

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   Tippe bei der Rechnung auf „Alter Gutschein von vor Damin?"

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   Gib Betrag und Gültigkeit ein und tippe auf „Übernehmen und anrechnen"

Damin legt das Guthaben an und rechnet es sofort am Termin an. Was übrig bleibt, bleibt als Guthaben auf der Kundenkarte. Später geht das weiter über die Gutscheine-Seite oder die Kundenkarte.

Guthaben im Termin anrechnen

Hat ein Kunde Guthaben, steht im Termin bei der Rechnung die Zeile „Guthaben · 15 € übrig" mit dem Knopf „Anrechnen". Ein Tipp verrechnet so viel, wie noch offen ist; in der Liste der Zahlungen steht danach „Guthaben". Hat der Kunde auch gutgeschriebenes Guthaben, zieht Damin zuerst das gutgeschriebene Guthaben von den Behandlungen ab und verrechnet dann das übernommene. Das dürfen auch Mitarbeiter. Möchte der Kunde sein Guthaben aufheben, tippst du einfach nicht darauf.

Schon beim Anlegen eines Termins siehst du beim Kunden, ob er Guthaben hat.

Was der Kunde sieht

• In Mein Konto steht unter Deine Gutscheine oben „Dein Guthaben" mit Betrag, Gültigkeit und Code
• Bei der Online-Buchung ist das Guthaben schon ausgewählt, sobald sich der Kunde angemeldet oder seine E-Mail-Adresse bestätigt hat. Er kann es entfernen und für später aufheben
• Eine eigene E-Mail bekommt der Kunde nicht, wenn du ein Guthaben übernimmst

An der Kasse

An der Kasse löst du das Guthaben mit seinem Code ein, wie einen Gutschein. Den Code findest du auf der Kundenkarte, der Kunde sieht ihn in Mein Konto. Wähl an der Kasse unbedingt den richtigen Kunden aus: Gehört das Guthaben jemand anderem, lehnt die Kasse es ab und nennt den Namen. So kann niemand ein fremdes Guthaben einlösen.

Übernehmen kannst du ein Guthaben auch, wenn du die Kasse mit TSE nutzt (die gesetzlich vorgeschriebene Sicherheitseinheit für Kassen): Dabei wird nichts verkauft, und es fließt kein Geld.

Guthaben auf der Kundenkarte

In der Kundenkartei steht unter „Guthaben und Gutscheine" ganz oben „Guthaben" mit der Summe, gutgeschriebenes Guthaben eingerechnet. Tippst du darauf, siehst du alle Einträge mit Restbetrag, Gültigkeit und Code. Inhaber und Admins können dort ein Guthaben korrigieren oder mit „Alten Gutschein übernehmen" weiteres Guthaben übernehmen.

Gut zu wissen

• Guthaben übernehmen dürfen nur Inhaber und Admins, anrechnen dürfen alle. Wie das Anlegen von Gutscheinen geht es ab Plan „Pro"
• Ein Guthaben gehört genau diesem Kunden – anders als ein Geschenkgutschein, den jeder mit dem Code einlösen kann
• Löschst du einen Kunden, der noch Guthaben hat, weist dich das Löschen-Fenster darauf hin. Zahl es vorher aus oder gib dem Kunden den Code: Nach dem Löschen lässt es sich nur noch mit dem Code einlösen
• Gutschreiben ist etwas anderes: Möchtest du einem Kunden etwas gutschreiben, ohne dass er dafür bezahlt hat – etwa nach einer Reklamation –, nimm „Guthaben gutschreiben" in seiner Kundenkarte (Einer Kundin Guthaben gutschreiben). Übernommenes Guthaben zählt beim Einlösen als Umsatz, gutgeschriebenes nicht: Es mindert den Preis der Behandlung
• Ziehst du mit vielen Kunden um, kreuz bei der kostenlosen Umzugshilfe „Gutscheine und Guthaben" an, dann trägt das Damin-Team sie für dich ein (Kunden aus Treatwell oder per CSV importieren)