Einer Kundin Guthaben gutschreiben

Ist bei einer Kundin etwas schiefgelaufen, schreibst du ihr in der Kundenkarte Guthaben gut, ohne dass sie dafür bezahlt. Es wird beim nächsten Termin von ihren Behandlungen abgezogen – auch wenn sie online bucht.

Damit kommst du einer Kundin freiwillig entgegen, zum Beispiel nach einer Reklamation, wenn sie lange warten musste oder wenn du ihren Termin verschieben musstest. Für die Kundin ist der Betrag einfach Guthaben. Für dich ist er ein Nachlass auf ihre nächsten Behandlungen.

Es gibt zwei Wege zu Guthaben: „Guthaben übernehmen“ für Geld, das die Kundin schon bezahlt hat (etwa für einen alten Gutschein), und „Guthaben gutschreiben“ für alles, wofür niemand bezahlt hat. Um das Gutschreiben geht es hier.

So schreibst du Guthaben gut

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   Öffne die Kundin unter Kunden

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   Tippe in der Übersicht unter „Guthaben und Gutscheine“ auf „Guthaben gutschreiben“. Hat die Kundin schon Guthaben, tippst du dort auf „Guthaben“ und dann unten auf „Guthaben gutschreiben“. Das Formular öffnet sich als eigene Seite in der Kundenkarte, oben links führt dich der Name der Kundin zurück zur Karte

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   Gib den Betrag ein (bis 10.000 €). Ab 500 € fragt Damin einmal nach, damit sich kein Tippfehler einschleicht

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   Wähle einen Grund: „Reklamation“, „Lange Wartezeit“ oder „Termin vom Salon verschoben“ – oder schreib einen eigenen. Den Grund sieht nur dein Team, nie die Kundin

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   Prüfe „Gültig bis“: Vorgabe ist heute in einem Jahr. Du kannst ein anderes Datum wählen, unbegrenzt gültig geht nicht

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   Lass „Per E-Mail Bescheid geben“ an, wenn die Kundin eine kurze E-Mail bekommen soll. Darunter kannst du eine persönliche Nachricht schreiben, zum Beispiel eine Entschuldigung

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   Tippe auf „Gutschreiben“

Danach siehst du auf derselben Seite, wie viel gutgeschrieben wurde, wie viel Guthaben die Kundin jetzt hat und ob die E-Mail verschickt wurde.

Hat die Kundin schon gutgeschriebenes Guthaben, kommt der neue Betrag dazu. Sie hat dann einen Eintrag über die Summe, gültig bis zum späteren Datum. In der Kundenkarte steht er als „Gutgeschrieben“, übernommenes Guthaben als „Übernommen“.

Die E-Mail an die Kundin

Die E-Mail ist kurz und ohne Werbung: der Betrag, bis wann er gilt und dass er beim nächsten Termin von ihren Behandlungen abgezogen wird. Deine persönliche Nachricht steht darunter, genau so, wie du sie eintippst. Hat die Kundin ein Kundenkonto, führt ein Knopf zu Mein Konto.

Weil die E-Mail keine Werbung ist, bekommt sie auch eine Kundin, die Werbung abbestellt hat. Ist für die Kundin keine E-Mail-Adresse hinterlegt, ist der Schalter aus. Trag die Adresse in der Kundenkarte nach, wenn du Bescheid geben möchtest.

So wird das Guthaben angerechnet

Bei der Online-Buchung

Bucht die Kundin online, ist ihr gutgeschriebenes Guthaben schon ausgewählt, sobald sie sich angemeldet oder ihre E-Mail-Adresse bestätigt hat. Sie sieht es als „Dein Guthaben“ für Behandlungen und kann es abwählen, wenn sie es für später aufheben möchte. Im Termin steht der Nachlass dann schon in der Rechnung.

Nicht vorausgewählt wird es, wenn die Kundin schon einen anderen Rabatt gewählt hat, wenn ein Geburtstagsrabatt auf sie wartet (der verfällt bald, das Guthaben gilt länger) oder wenn sie mit dem Termin ein Paket kauft oder einlöst. Dann bleibt das Guthaben für den nächsten Termin stehen.

Im Termin

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   Öffne den Termin der Kundin im Kalender

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   Bei der Rechnung steht „Guthaben · 20 € übrig“ – tippe auf „Anrechnen“

Damin zieht zuerst das gutgeschriebene Guthaben von den Behandlungen ab. In der Rechnung steht es als eigene Zeile „Guthaben“ mit dem Zusatz „Vom Guthaben angerechnet“. Hat die Kundin außerdem übernommenes Guthaben, bezahlt das danach den Rest. Was vom gutgeschriebenen Guthaben übrig bleibt, bleibt für den nächsten Termin stehen. Anrechnen dürfen alle im Team.

Gut zu wissen

• Gutgeschriebenes Guthaben gilt nur für Behandlungen. Produkte und Anfahrt bezahlt die Kundin selbst oder mit übernommenem Guthaben
• Je Termin gilt ein Rabatt. Trägt der Termin schon einen Rabattcode, eine Treue-Belohnung oder den Geburtstagsrabatt, bleibt das Guthaben stehen, und Damin sagt dir das beim Anrechnen
• Greift am Termin ein automatischer Rabatt (zum Beispiel eine Happy Hour), zählt der höhere von beiden. Spart der automatische Rabatt mehr, bleibt das Guthaben für später stehen
• Nimmst du das Guthaben im Termin wieder heraus, geht der Betrag zurück ins Guthaben der Kundin
• Sagt die Kundin den Termin ab, kommt das Guthaben zurück – auch wenn sie erst nach deiner Absagefrist absagt. Das steht schon im Absage-Fenster. Ein Rabattcode verfällt dagegen bei einer späten Absage. Sagst du selbst ab, schlägt dir das Absage-Fenster vor, das Guthaben zurückzugeben

An der Kasse

Gutgeschriebenes Guthaben rechnest du im Termin an, nicht an der Kasse:

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   Öffne den Termin im Kalender und tippe bei „Guthaben“ auf „Anrechnen“

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   Kassiere an der Kasse den Rest wie gewohnt. Die Behandlung kommt dort schon mit dem reduzierten Preis an

Tippst du den Code des gutgeschriebenen Guthabens (er beginnt mit KU-) an der Kasse ein, lehnt die Kasse ihn ab und erklärt dir diesen Weg. Beim Verkauf ohne Termin, etwa an Laufkundschaft, lässt sich gutgeschriebenes Guthaben an der Kasse noch nicht nutzen. Eine kommende Version der Kassen-App soll es auch direkt beim Bezahlen abziehen können – bis dahin gilt der Weg über den Termin.

Gutschreiben kannst du auch, wenn du die Kasse mit TSE nutzt (die gesetzlich vorgeschriebene Sicherheitseinheit für Kassen): Dabei wird nichts verkauft, und es fließt kein Geld.

Was die Kundin sieht

• In Mein Konto steht unter „Deine Gutscheine“ oben „Dein Guthaben“ mit der Summe. Das gutgeschriebene Guthaben steht dort mit deinem Salonnamen als „Von … gutgeschrieben“, mit Gültigkeit und Code, dazu der Hinweis, dass der Betrag beim nächsten Termin abgezogen wird. Deinen Grund sieht sie nicht
• Bei der Online-Buchung ist es schon ausgewählt (siehe oben) und steht im Preis als Guthaben für Behandlungen

Guthaben zurücknehmen

Hast du dich vertippt oder die falsche Kundin erwischt, nimmst du das gutgeschriebene Guthaben zurück:

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   Öffne die Kundin und tippe unter „Guthaben und Gutscheine“ auf „Guthaben“

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   Tippe beim Eintrag „Gutgeschrieben“ auf „Zurücknehmen“ und bestätige

Der Rest verfällt, das Guthaben lässt sich danach nicht mehr anrechnen. Was schon an einem Termin angerechnet ist, bleibt dort. Eine Korrektur nach unten gibt es nicht: Nimm das Guthaben zurück und schreib den richtigen Betrag neu gut. Für mehr schreibst du einfach noch einmal Guthaben gut.

Wer darf was?

• Gutschreiben und zurücknehmen dürfen nur Inhaber und Admins. Wie das Anlegen von Gutscheinen geht es ab Plan „Pro“
• Anrechnen im Termin dürfen alle im Team
• Mitarbeiter sehen, wie viel Guthaben eine Kundin hat, aber nicht den Grund fürs Gutschreiben

Gutgeschriebenes Guthaben und Umsatz

Gutgeschriebenes Guthaben ist kein Geld, das hereinkommt, sondern ein Nachlass: Es mindert den Preis der Behandlung. Als Umsatz zählt nur, was die Kundin wirklich bezahlt. Beim Gutschreiben bucht Damin deshalb nichts, und in deinen Berichten steht der Betrag bei den Rabatten mit dem Grund „Gutgeschriebenes Guthaben“.

Gut zu wissen

• Gutschreiben oder übernehmen? Hat die Kundin das Geld schon bezahlt, zum Beispiel für einen alten Gutschein aus der Zeit vor Damin, übernimmst du es als Guthaben (Guthaben von Kunden übernehmen). Gutschreiben ist für alles, wofür niemand bezahlt hat
• Erhöhe zum Gutschreiben nie das Guthaben eines Geschenkgutscheins: Ein Geschenkgutschein zählt beim Einlösen als Umsatz, weil Damin davon ausgeht, dass er bezahlt wurde
• Gutgeschriebenes Guthaben gehört genau dieser Kundin. Niemand sonst kann es mit dem Code einlösen
• Löschst du die Kundin, verfällt ihr gutgeschriebenes Guthaben